L’importanza del controllo qualità nella produzione ed invio dei documenti

Chi è presente nel mercato del CCM (Customer Communication Management) da diversi anni ha vissuto la transizione da una produzione prevalentemente cartacea di bollette, estratti conto, fatture ed altri documenti generati da “dato variabile” alla situazione attuale, che vede quasi un prevalere del documento in formato digitale.

Analoga evoluzione si è verificata nella spedizione dei documenti, che oggi consiste spesso nella messa a disposizione, tramite portali/siti web, di una versione digitale del documento stesso, senza alcun invio fisico tramite posta o corriere.

Quello che è rimasto invariato è che la qualità del documento fornito al proprio cliente o utente sia “perfetta”.

Il che vuol dire che non solo la grafica e l’impostazione devono essere tali che il documento sia letto facilmente ed apprezzato per il look – si pensi alla futura Bolletta 2.0 al riguardo della leggibilità – ma anche che le informazioni in esso riportate devono essere corrette, perché i documenti sono molto spesso l'interazione più frequente, se non l’unica, che le aziende hanno con i propri clienti.

In realtà la problematica relativa alla qualità nella produzione dei documenti e nel loro invio è addirittura cresciuta, perchè i documenti sono oggi più ricchi di informazioni e messaggi personalizzati. Oltre al fatto che sono generati in formati diversi che devono però essere consistenti, sia per look&feel, sia per i contenuti.

Una parola mancante, caratteri speciali modificati, cifre con allineamento errato, font diversi da quelli previsti, elementi grafici spostati o mancanti, possono fare una grande differenza nell'efficacia dei documenti.

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La soluzione STREAMdiff serve proprio per controllare al 100% la qualità dei documenti. L’applicazione confronta ad alta velocità flussi di documenti “prima” e “dopo” le modifiche o gli aggiornamenti applicati: li mostra affiancati sullo schermo del PC, utilizzando marker colorati per evidenziare le differenze, poi consente di rivedere i cambiamenti in modo interattivo e di accettare o no le modifiche. Vuoi essere sicuro che i documenti che produci siano corretti?

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A proposito di qualità è interessante una recente ricerca svolta da “The Berkshire Company” che ben evidenzia l’attuale situazione ed i punti da tenere sotto controllo.

Se le soluzioni di Customer Communication Management o Customer Engagement Management si sono evolute ed hanno ampliato la capacità di comunicare in modo mirato con i propri clienti o utenti, è altrettanto importante adeguare i mezzi ed i metodi per “controllare” la qualità delle comunicazioni.

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