Osservatorio Mps – prima parte

Apriamo con questo articolo un vero e proprio osservatorio sui Managed Print Services (Mps) su cui resteremo focalizzati per le prossime settimane, dando voce ai protagonisti su specifiche questioni.
Partiamo dalla forte attenzione che la Pubblica Amministrazione sta mostrando per i Sistemi di Stampa Gestiti, interrogando alcuni fornitori sull’importanza di questa svolta.

Davide Balladore - CanonDavide Balladore, solution marketing manager, Canon Italia
Il bando indetto dalla Pubblica Amministrazione per i servizi di stampa gestiti, che scadrà il 14 febbraio, rappresenta a nostro avviso una modifica radicale di approccio alla gestione documentale da parte degli enti pubblici. Canon ha lavorato in passato con la PA italiana (principalmente nel segmento dei fax) ed è rientrata – cautamente – proprio con l’offerta di servizi di stampa gestiti qualche mese fa. Già in questa occasione, avevamo  notato un differente approccio rispetto al passato, più focalizzato sulla ricerca del servizio anziché sulla sola valutazione della “miglior offerta economica”.  Questo diverso orientamento ci ha consentito di lavorare con le micro industry pubbliche – in particolare  Sanità, Scuola e Comuni – per favorire l’ottimizzazione del flusso documentale e, dove necessario, la dematerializzazione. Consapevoli della nostra value proposition in ambito MPS, ci siamo potuti proporre come partner di rilievo e fare davvero la differenza in alcuni ambiti dove la gestione documentale è fondamentale, come ad esempio ospedali, scuole ed enti comunali. La rete di vendita e supporto di Canon copre inoltre capillarmente tutte le regioni italiane (isole comprese) sia direttamente – con la nostra rete pre e post vendita – sia attraverso i nostri partner certificati. In questo modo possiamo raggiungere tutti gli utenti, anche il singolo Comune per il singolo bando di gara, coprendo in modo ottimale tutto il territorio.

Davide Di Scioscio - EpsonDavide di Scioscio, business manager prodotti da ufficio di Epson
Lo troviamo molto positivo e importante, principalmente perché a fianco di un ulteriore ammodernamento del parco macchine (che in parte viene già rinnovato attraverso le varie convenzioni di Consip) ci sarà anche un significativo ammodernamento in termini di efficienza e qualità. Questo perché, essendo un servizio gestito, vuol dire che l’azienda che vincerà l’appalto si occuperà di tutto quello che riguarda la stampa: hardware, materiali di consumo, assistenza, garantendo così più efficienza e qualità. Ci teniamo a sottolineare che proprio il fatto di poter gestire tutto il processo assicurerà un maggiore utilizzo di materiali di consumo originali, che offrono miglior qualità di stampa agli utilizzatori. Un unico interlocutore permetterà infine alla PA di non dover fare gare diverse per ogni tipo di necessità, offrendo un ulteriore livello di efficienza totale.

Luca Motta - HpLuca Motta, printing category manager, Printing and Personal Systems, HP Italiana
E’ certamente importante che la pubblica amministrazione guardi ai servizi di stampa nell’ottica del managed printing. Questo le consentirà di integrare a un modello che fino ad oggi era puramente transazionale un approccio di servizio gestito del printing che permette di incontrare obiettivi di risparmio e di spending review prefissati. Questo approccio per portare i benefici desiderati richiede una attenta selezione e scelta dei fornitori che abbiano competenze ed esperienze consolidate in questo tipo di servizi.

Adriano Zuradelli - KyoceraAdriano Zuradelli, Marketing Manager di Kyocera Document Solutions Italia
Il nuovo accordo quadro redatto da Consip rappresenta una svolta determinante per la Pubblica Amministrazione del nostro Paese. L’obiettivo di questa trasformazione è promuovere nuovi modelli organizzativi che migliorino la qualità dei servizi per imprese e cittadini, seguendo un percorso di efficienza e trasparenza in grado di contribuire a rendere più funzionale ed efficace l’azione amministrativa degli uffici attraverso una riduzione delle spese. I vantaggi derivanti dalla dematerializzazione sono già noti, mentre i servizi di stampa gestiti assumono un ruolo sempre più strategico, in quanto rappresentano la via per la razionalizzazione dei processi di business, con l’obiettivo di raggiungere un livello sempre più alto di efficienza e produttività, interoperabilità fra gli uffici, riducendo al contempo i costi di gestione e perseguendo obiettivi di  sostenibilità ambientale.

Giancarlo Soro, country operations manager di Lexmark per l’Italia
E’ ormai assodato che le nuove tecnologie siano in grado di migliorare le performance e ridurre i costi della Pubblica Amministrazione. I progressi registrati fino ad oggi in ambito di digitalizzazione sono consistenti e per il futuro sono previsti progetti davvero interessanti, anche se è evidente che ci sia ancora molto da fare in questa direzione. La PA sta spingendo fortemente verso la digitalizzazione dei documenti e della gestione dei supporti cartacei in formato digitale, con lo scopo di limitare i tempi di fruizione dei dati e di garantire un’effettiva riduzione dei costi di lavorazione dei documenti, facilitandone l’accesso, le ricerche e l’indicizzazione. L’obiettivo comune è quello di una PA dotata di banche dati accessibili, aggiornate e integrate tra loro, in cui è possibile lo scambio di documenti tra diverse Amministrazioni, promuovendo in questo modo maggior controllo delle spese e miglior efficienza dei servizi offerti. Ma, per comprendere a fondo questo argomento, occorre aver ben presente che digitalizzare non significa semplicemente fare la scansione di un documento cartaceo per ottenerne un file pdf, così come conservare un documento digitale non vuol dire solamente creare un folder sul desktop su cui salvare tutti i pdf. Infatti, se da un lato l’innovazione degli uffici è legata alla creazione di nuove strutture informatiche, reti veloci, dispositivi all’avanguardia, dall’altro non può mancare un cambiamento nella mentalità degli utenti a favore dell’abbandono della carta.

Corrado Massone - SamsungCorrado Massone, marketing director Divisione IT di Samsung Electronics Italia
Ormai la gestione documentale rappresenta un aspetto d’importanza cruciale non solo per le aziende, ma anche per la Pubblica Amministrazione, che non può sottrarsi ad una valutazione attenta e precisa dei costi ad essa legata. I progetti realizzati secondo un approccio di servizi gestiti consentono, infatti, di passare da una gestione documentale non controllata a una gestione documentale controllata, che permette di ottenere notevoli risparmi in termini di costi. Inoltre, è in grado di consentire alle aziende il recupero della produttività a vari livelli e una riduzione dell’impatto ambientale.

Massimiliano Barberis, system & consulting manager, Toshiba
La PA si sta muovendo da tempo in nuovi ambiti di Gestione Documentale Cartacea ed Elettronica, sia per una forte spinta al risparmio, sia come iniziativa di strutture specificamente create per l’innovazione, la modernizzazione ed il risparmio nei consumi, come Consip e DigitPA. L’importanza di questa evoluzione è sia strategica che operativa. Nel primo caso si delinea un percorso, ormai irrevocabile, di cambiamento dei processi e delle “abitudini” nella gestione documentale, che sicuramente ci porterà alla pari dei Paesi maggiormente sensibili alla modernizzazione e semplificazione dei rapporti tra PA e cittadini. I servizi MPS, in questo caso, forniscono un utile strumento per controllare l’evoluzione dei costi documentali attraverso prezzi pagina inclusivi di tutti i materiali. Alla certezza dei costi attuali si abbina la base informativa per la corretta previsione di spesa e tutte le azioni necessarie per “gestirla”. Da un punto di vista operativo, si semplifica la gestione corrente dei fornitori, rendendo inoltre misurabile il risparmio rispetto alla situazione di partenza.

Federico Gentilucci - XeroxFederico Gentilucci, marketing manager Large Enterprise Organization, Xerox Italia
La valutazione è molto positiva in quanto questo settore, assolutamente rilevante nel business italiano nell’ambito delle soluzioni per l’ufficio,  era stato finora poco reattivo alla proposizione dei Servizi di Stampa Gestiti i quali rappresentano ormai la soluzione imprescindibile per ridurre i costi, ottimizzare le risorse e recuperare in termini di efficienza; quindi assolutamente in linea con l’esigenza di spending review della PA.

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