Osservatorio MPS – seconda parte

Eccoci al secondo appuntamento con l’osservatorio sui Managed Print Services (Mps) di DDm, il luogo in cui continuiamo a dare voce ai protagonisti del mercato. Dopo aver parlato  della forte attenzione che la Pubblica Amministrazione sta mostrando per i Sistemi di Stampa Gestiti, questa volta ci focalizziamo su come sia possibile implementare gli Mps nella PA e di quali siano le potenziali difficoltà da superare.

Davide Balladore - CanonDavide Balladore, solution marketing manager, Canon Italia
Poiché lavoriamo già con enti pubblici, siamo in grado di delineare in modo abbastanza chiaro le declinazioni possibili di un servizio MPS all’interno della PA, proprio basandoci sulla nostra esperienza.  Sono principalmente tre i settori pubblici sui quali Canon si è focalizzata per i propri servizi di stampa gestiti in ambito pubblico: Sanità (ospedali, laboratori di analisi), Educational (scuole, università, biblioteche) e Front End (Comuni). Parlando di criticità, quelle che abbiamo incontrato nel settore pubblico sono principalmente legate alle difficoltà nello scardinare situazioni esistenti e coinvolgere attivamente tutti gli interlocutori nella nuova concezione di servizio documentale. Un’organizzazione pesante e complessa, come quella pubblica, rende difficile individuare i giusti interlocutori con i quali dialogare per creare un “committment” sul progetto. Ad esempio, in una struttura ospedaliera, spesso possono essere poco chiari ruoli e responsabilità per la gestione documentale; questo può rallentare i processi e impattare sulle tempistiche. Il coinvolgimento delle persone, che devono capire in modo chiaro i vantaggi di una gestione MPS, è fondamentale per la riuscita del progetto.

Davide Di Scioscio - EpsonDavide di Scioscio, business manager prodotti da ufficio di Epson
Tutta l’esperienza che abbiamo maturato con le imprese a cui offriamo da anni i servizi di stampa gestita è stata trasferita a Consip nel corso degli incontri che avvengono periodicamente per condividere le migliori pratiche di mercato in essere. Queste esperienze sono servite a mettere a punto il servizio di MPS per la PA. Ciò non toglie che vi siano degli elementi di difficoltà: l’assessment iniziale resta un potenziale problema, senza dimenticare i cronici ritardi di pagamento della PA in generale, che generano costi finanziari inevitabili. L’assessment è fondamentale per poter avere gli elementi su cui basare l’offerta: la convenzione dice che la PA dovrebbe farlo da sola oppure affidarsi a terzi. In qualsiasi caso si tratta di una fase importantissima, perché sbagliare l’offerta alla PA sulla base di un assessment fatto in maniera superficiale rischia di compromettere sostanzialmente la marginalità del vendor.

Luca Motta - HpLuca Motta, printing category manager, Printing and Personal Systems, HP Italiana
HP si propone come il partner ideale per i servizi MPS grazie alla consolidata esperienza costruita negli anni nel settore privato, dove siamo riusciti ad ottimizzare e razionalizzare migliaia di parchi macchine, con grande soddisfazione dei nostri clienti. Oggi la pubblica amministrazione ha un installato abbastanza disomogeneo e questo è uno dei punti più complessi e critici.  Allo stesso tempo è anche una sfida che ci sentiamo di poter perseguire proprio grazie all’esperienza e alle competenze che abbiamo in questo campo e che continuamente sviluppiamo ed innoviamo per fornire soluzioni adeguate ad ogni tipo di esigenza e complessità.

Adriano Zuradelli - KyoceraAdriano Zuradelli, Marketing Manager di Kyocera Document Solutions Italia
Da decenni siamo impegnati in un processo di sensibilizzazione della Pubblica Amministrazione che ci vede fortemente impegnati nel far comprendere l’importanza della strutturazione dei processi documentali e, oggi, siamo uno dei vendor più conosciuti e apprezzati nel settore pubblico. Siamo coscienti che nella PA permangano ancora delle resistenze al cambiamento ma, grazie all’approccio consulenziale e personalizzato dei Managed Document Services (MDS) Kyocera e al supporto dei nostri Service Partner presenti su tutto il territorio nazionale, siamo certi di poter guidare ancora una volta la necessità di trasformazione espressa dalla Pubblica Amministrazione e riuscire a creare quel livello di conoscenza che possa generare fiducia circa i relativi vantaggi.

Il concetto e la filosofia alla base dei prodotti Kyocera si prestano molto bene a un approccio “click & save”, che da tempo è richiesto dai nostri utenti privati ed è, altresì, ben supportato dai nostri Business Partner. Oltre a ciò, sempre più si riscontra l’esigenza di un servizio documentale personalizzato, che è oggi percepito come una necessità a prescindere dalle dimensioni del gruppo di lavoro (ufficio). Riteniamo che anche all’interno della Pubblica Amministrazione diventeranno presto evidenti i benefici derivanti dai servizi documentali gestiti, nonché da infrastrutture documentali flessibili, affidabili ed efficienti. Il nostro approccio diverrà sempre più di tipo consulenziale al fine di proporre soluzioni e servizi pensati per soddisfare il cliente, con un’apertura verso necessità future, basate su valenze fondamentali proprie dei nostri sistemi che si chiamano affidabilità e tecnologia “GREEN”.

Giancarlo Soro, country operations manager di Lexmark per l’Italia
Il piano nazionale di e-government, l’Agenzia per l’Italia Digitale, il Decreto Digitalia sono alcuni degli strumenti utilizzati per concretizzare l’ambizioso progetto di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Purtroppo, a causa di alcune criticità che ne rallentano il processo, l’attuale livello di digitalizzazione della PA è considerato ancora insufficiente. Questo si riflette su diversi aspetti come servizi offerti, ridotta diffusione dei dati, scarsa trasparenza e difficile controllo delle spese.

A mio avviso, occorre istituire una nuova figura all’interno di ogni ministero: la presenza di referenti esperti che hanno le competenze necessarie per valutare gli effettivi flussi all’interno della struttura assicurerebbe un’adeguata gestione dei processi di stampa, a seconda delle esigenze dell’ufficio. Questi esperti sarebbero in grado di modificare struttura e abitudini di stampa per arrivare all’obiettivo finale di ridurre impatto cartaceo e, conseguentemente, i costi. La soluzione migliore è quella di iniziare con un progetto pilota all’interno del Ministero, coinvolgendo solo una piccola parte degli uffici per monitorare e avere sotto controllo l’attuazione del piano. Dopo di che, una volta testato e adattato, il progetto può essere esteso all’intera infrastruttura del Ministero.

Per quanto riguarda invece le difficoltà, uno degli ostacoli più rilevanti è rappresentato dalla mancanza di uno standard unificato di comunicazione tra le varie istituzioni della PA, condizione necessaria per realizzare l’intero progetto di digitalizzazione. Inoltre, se da un lato la tecnologia a disposizione risulta essere molto avanzata, dall’altro, spesso e volentieri, le infrastrutture esistenti presentano lacune e non sono in grado di supportarla. In caso di acquisto nuovi hardware tramite un bando di gara, per esempio, sarebbe opportuno stabilire i requisiti minimi dei dispositivi in modo da avere la certezza che venga creata una struttura adeguata.

La terza criticità, come dicevo prima, è costituita dalla mentalità e dall’abitudine: occorre spiegare agli utilizzatori i motivi per i quali è bene cambiare l’approccio nel confronti della stampa; trovare il modo per incentivare la riduzione dell’utilizzo e dello spreco di carta è davvero fondamentale.

Corrado Massone - SamsungCorrado Massone, marketing director Divisione IT di Samsung Electronics Italia
Il processo anche per la PA, come nel caso delle imprese, parte da un’analisi approfondita dell’ambiente di stampa – numero di dispositivi installati, aree di dislocamento, dimensione dei gruppi di lavoro, volumi di stampa, workflow documentali – per arrivare alla definizione di soluzioni personalizzate. Per esempio, l’offerta Samsung include soluzioni “in house” quali il SyncThru Web Admin, un tool remoto per la gestione di stampanti e multifunzione aziendali, che consente un controllo completo di quanto è installato in rete e la possibilità di programmare da remoto gli aggiornamenti delle macchine quando non sono attive, per esempio di notte. Samsung SmartThru Workflow 3.0 consente, invece, la distribuzione documentale automatica attraverso Ocr (testo e barcode): i documenti sottoposti a scansione sono salvati e trasmessi automaticamente nelle rispettive cartelle sulla base dei dati estratti, nell’area definita e, se dispongono di un codice a barre, possono essere trasmessi a differenti destinazioni in base alle informazioni contenute nel barcode.

Massimiliano Barberis, system & consulting manager, Toshiba
La base dei servizi e delle forniture MPS non cambia tra privato e pubblico, quello che cambia sono i risultati attesi. La numerosità dei device di riproduzione e stampa, che spesso si rileva presso le Amministrazioni Pubbliche, sicuramente garantirà dei benefici economici, nell’adozione di un approccio MPS, superiori a quelli ottenibili presso le aziende. L’esperienza “privata” poi apporterà gradualmente, nella PA, l’adozione di azioni e applicazioni di controllo non solo delle stampe, ma anche del consumo energetico dei device di stampa, monitorabile, in modalità “real time” e controllabile in maniera centralizzata, ad esempio attraverso lo spegnimento automatico dei dispositivi durante la notte. L’esigenza di integrare i sistemi di produzione cartacea con i sistemi di gestione elettronica (protocollo informatico e conservazione sostitutiva) e i diversi sistemi informativi dipartimentali, rappresenta la maggiore difficoltà nel futuro prossimo, insieme al necessario cambiamento culturale. Il settore privato ci insegna che non esiste un vero sistema MPS senza un’adeguata analisi delle interconnessioni tra questo e tutti gli altri ambiti informatici dell’azienda. Da qui nasce l’esigenza di sostituire la “P” con la “D”, da “Print” a “Document”, indipendentemente dal fatto che il documento sia prodotto su carta o su file.

Federico Gentilucci - XeroxFederico Gentilucci, marketing manager Large Enterprise Organization, Xerox Italia
L’esperienza, ormai decennale, maturata insieme alle imprese private ci consente di essere un’azienda basata sui servizi e guidata dalla tecnologia in grado di affrontare con sicurezza la sfida che l’applicazione dei Servizi di Stampa Gestiti nella Pubblica Amministrazione può comportare. Attualmente, siamo in grado di declinare la nostra offerta partendo da piccole e medie realtà aziendali sino ad arrivare alle grosse multinazionali; ossia, in termini di soluzioni, da poche apparecchiature e utenze fino a complessi gruppi di lavoro con molteplici esigenze. Tali situazioni sono riscontrabili anche nella Pubblica Amministrazione, che riflette e rappresenta realtà limitate come il piccolo comune ma anche le grandi sedi di regioni e provincie. A partire da questa considerazione, pertanto, non vediamo grosse criticità o difficoltà a riguardo.

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