Ogni anno in Italia 20 milioni di sprechi. Risparmiare si può.

In un momento di crisi generale come quello attuale e di debolezza dell’euro e dell’Europa, le imprese devono affrontare nuove sfide per rimanere competitive, continuare a crescere o – in molti casi – anche solo per poter rimanere sul mercato. Molte hanno già tagliato i costi e semplificato i processi, ma ora è il momento di concentrarsi sui costi meno evidenti del “fare impresa”, che spesso non sono visibili sul radar del piccolo imprenditore.

Epson ha di recente commissionato a Coleman Parkes una ricerca dettagliata sulle tendenze della stampa in ufficio in Europa. L’indagine è stata condotta a fine 2012 in cinque paesi: Italia, Spagna, Francia, Gran Bretagna e Germania, contattando piccole (1-9 addetti) e medie (10-99 addetti) società di servizi operanti in settori in cui la produzione di documenti è parte integrante dell’attività: legale, finanziario, marketing e altri servizi professionali.

Lo studio è stato progettato per esaminare spunti comportamentali, attitudinali ed economici attraverso una intervista telefonica che ha coinvolto 510 responsabili delle decisioni in campo IT, 100 dei quali italiani, in rappresentanza dei circa 24 mila i piccoli e medi imprenditori titolari di società con dimensioni in linea con la selezione effettuata. Circa il 60% di queste ha meno di 10 dipendenti.

Le stampanti possedute e il loro uso

Cosa si stampa?
A livello europeo ben il 44% (32% in Italia) di chi usa le laser dichiara di stampare più documenti personali, come biglietti d’aereo o compiti dei bambini, rispetto al 32% (28% in Italia) di chi possiede delle getto di inchiostro. Per entrambe le tecnologie il documento più frequente è quello di testo, con oltre il 50% dei casi, seguito dai documenti legati all’attività (piani, documenti legali) per chi usa le laser (47%) e da fogli elettronici per chi ha le getto di inchiostro. L’Italia si scosta da questo trend solo perché, fra coloro che hanno le laser, il 50% stampa presentazioni Powerpoint, brochures e altri documenti con immagini.

Un altro elemento di interesse è che i possessori di unità a getto d’inchiostro percepiscono questa tecnologia come superiore rispetto a quella laser, un trend che è riscontrabile anche nel resto d’Europa. Questa ricerca suggerisce che le imprese più piccole (1-9 addetti), in Italia sembrano essere più aperte all’utilizzo di nuove modalità di stampa nei prossimi due anni. C’è apertura verso le stampanti a getto d’inchiostro, la stampa basata sul cloud e le stampanti wireless.

Quanto sono lunghi i documenti stampati?
La media europea vede oltre un quarto (il 27%) delle stampe composto da documenti fino a quattro pagine e poi un sostanziale allineamento degli altri fra il 16% e il 21%. L’Italia si discosta leggermente, con il 29% al di sotto delle 4 pagine e il 16% (anziché il 21%) di documenti composto da 11-20 pagine. La Gran Bretagna è il Paese che ha la maggior percentuale (33%) di documenti sotto le quattro pagine, mentre la Spagna è quello dove i documenti 11-20 pagine e oltre 20 pagine hanno la maggior incidenza (rispettivamente con il 25% e il 24%).

Quanto si stampa?
Il 54% delle aziende europee con unità a getto di inchiostro stampa fra le 400 e le 1.200 pagine/mese (con un picco del 21% a 600-800 pagine/mese), mentre fra coloro che usano laser il 55% rientra nella fascia delle 200-800 pagine/mese, con un picco a 400-600. In pratica, a livello europeo risulta che le laser vengono utilizzate molto con carichi fino a 200 pagine/mese e oltre le 1.600 pagine/mese. All’interno di questa fascia, invece, le inkjet sono molto più utilizzate. In Italia, le laser sono più utilizzate fino a carichi di 150 pagine, poi l’andamento è analogo a quello europeo. 800 pagine/mese risulta essere di fatto la fascia più usata dalle aziende, indipendentemente dal tipo di stampante posseduto. Per questo motivo il testo sul costo effettivo nell’arco di 3 anni effettuato dal laboratorio Bench Expert ha preso in considerazione proprio questo volume, riscontrando che una WorkForce Pro WF-4525DNF costa meno della metà della più economica fra le laser con cui è stata confrontata.

Gli sprechi
Circa il 16 per cento di tutte le stampe prodotte viene sprecato (stampe errate, ripetute, fogli non raccolti dall’utente) o ha una vita inferiore ai 10 minuti. In Italia il fenomeno è particolarmente sviluppato. Secondo lo studio ogni anno gli sprechi costano agli imprenditori italiani 20 milioni di euro (112,7 milioni a livello europeo). In media i possessori di stampanti laser buttano 538 euro all’anno, un dato che quasi si dimezza per coloro che hanno una stampante a getto d’inchiostro, 299 euro. Solo il 29% degli intervistati italiani ha dichiarato di avere un responsabile che si occupa di spegnere le stampanti al termine della giornata lavorativa: una percentuale però decisamente più alta rispetto a quella europea, che è del 14%.

Come risparmiare?
Una grossa mano nella riduzione degli sprechi può venire anche dall’adozione dei cosiddetti servizi di stampa gestiti o a costo copia, che permettono alle aziende di avere un costo predeterminato e certo in funzione del numero di copie previsto nell’arco della durata del servizio. Questi servizi comprendono anche la manutenzione e la gestione/cambio di inchiostri o toner, che viene fatta dal fornitore del servizio, liberando così il personale da una serie di attività che vengono spesso dichiarate noiose, fastidiose o irritanti ed eliminando la necessità di avere un magazzino di consumabili sempre pronti.
A tutt’oggi in Italia solo il 10% utilizza servizi a costo copia, ma il dato è solo di 1 punto inferiore alla media europea). Considerando l’alta concentrazione delle piccole aziende che trarrebbe vantaggio da un servizio simile però, la percentuale potrebbe aumentare nel prossimo futuro.

Stampare fronte-retro è un modo per risparmiare?
L’ampia diffusione di modelli in grado di stampare sui due lati del foglio è confermata dal fatto che solo il 10% delle aziende europee afferma di non stampare in questo modo. Il 20% stampa fino al 25% delle pagine, mentre il 34% arriva al 50% di tutte le stampe. In Italia la situazione è analoga. I tre motivi che frenano un maggior uso della stampa duplex sono l’indifferenza nell’impostazione di questa funzione (56% degli intervistati europei, 59% in Italia), la necessità di produrre documenti che non possono essere stampati fronte-retro (50% in Europa, 53% in Italia) e l’ignoranza su come si imposta questa funzione (45% in Europa e solo il 28% in Italia). Un dato che ha dell’incredibile è che il 72% dei tedeschi non stampa fronte-retro perché ha stampanti che non supportano questa funzione.

Cosa è cambiato negli ultimi due anni e cosa cambierà nei prossimi due
Ai partecipanti è stato chiesto di indicare come pensano che cambieranno le abitudini di stampa nel prossimo biennio. Ai primi tre punti in Europa troviamo la ricerca di stampanti più veloci e l’aumento del numero di pagine stampate, tanto in BN che a colori.

Il futuro della stampa da mobile
L’Italia è risultata il Paese che più in Europa è interessato al fenomeno della stampa da mobile. Il 21% dei piccoli e medi imprenditori stampa le mail già da tablet o smartphone, mentre il più del 50% è convinto che lo farà nel prossimo futuro. Il 27% afferma che il loro uso ha già cambiato le abitudini di stampa, mentre il 38% ritiene che cambieranno nel prossimo futuro (sostanzialmente come in Europa). I più refrattari sono gli spagnoli, che solo per il 16% affermano di aver già visto un cambiamento, mentre i più favorevoli sono i francesi che nel 30% dei casi hanno già cambiato le abitudini di stampa.

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