Le aziende italiane divise tra innovazione e sfide ancora da superare

Da una ricerca realizzata da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh emerge come le aziende del nostro Paese abbiano implementato tecnologie innovative, come ad esempio il cloud computing, ma non riescano a fare leva sull’IT per migliorare i processi documentali.

Le aziende di tutta Europa stanno cercando nuovi modi per competere in un mercato molto diverso da quello a cui erano abituate e in cui entrano in gioco nuove sfide come ad esempio i Big Data. Questo contesto impatta sulle modalità di gestione dei processi documentali e non sempre le imprese sono in grado di destreggiarsi tra le nuove tendenze e di adottare un approccio strategico a lungo termine. I responsabili aziendali non sono ancora riusciti a far combaciare i pezzi del ‘puzzle’ documentale e a sfruttare appieno le potenzialità delle tecnologie. Questo è quanto emerge da alcune ricerche a livello europeo condotte da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh.

Come si collocano le aziende italiane in questo contesto? Con quali sfide si stanno confrontando? Sono riuscite a innovare i processi documentali e a massimizzare l’utilizzo delle tecnologie?

Per quanto riguarda i fattori che stanno impattando sul document management, in Italia la gestione di molteplici fornitori e le nuove tecnologie, incluso il cloud computing, sono indicate dalla quasi totalità del campione (97%) come i due principali fattori che stanno trasformando la gestione documentale. Il 96% delle aziende italiane del campione, la percentuale più alta di tutta Europa, è convinto che anche i cambiamenti demografici nelle imprese si traducano in nuovi modi di lavorare e di gestire le informazioni.

In questo nuovo contesto, le aziende hanno affermato di non essere ancora riuscite a garantire che i processi documentali siano sicuri, ecosostenibili, efficienti, efficacie tali da permettere la condivisione delle informazioni. La situazione italiana risulta essere particolarmente critica, con percentuali più basse rispetto alla media europea: solo il 22% delle aziende del campione italiano afferma di essere riuscito a implementare processi documentali sicuri e solo il 25% pensa di aver superato la sfida della sostenibilità. La situazione non appare migliore dal punto di vista dei costi: solo il 29% del campione ha reso i processi documentali efficaci dal punto di vista economico. Le aziende del nostro Paese incontrano difficoltà anche nella condivisione delle informazioni e solo il 29% del campione italiano è riuscito a raggiungere questo obiettivo.

Appare chiaro che i responsabili delle aziende italiane si trovano di fronte a problematiche legate a molti più fattori rispetto a quelli che entravano in gioco qualche anno fa. Pertanto, le aziende devono riuscire a ottimizzare i processi per tenerli al passo con i cambiamenti in atto e fare in modo che siano in grado di supportare l’organizzazione, che si trova ad operare in un contesto sempre più complesso.

Il ruolo svolto dalla tecnologia nel ‘puzzle’ documentale
La ricerca ha poi analizzato in che modo le aziende utilizzano le tecnologie necessarie per gestire i processi documentali critici, mettendo in evidenza come le imprese hanno implementato tecnologie all’avanguardia, ma non sempre le utilizzano in maniera ottimale.

Il 95% delle aziende italiane coinvolte nel campione (la più alta percentuale di tutta Europa, in cui la media è del 79%) afferma che il potenziale delle nuove tecnologie è frenato dalla presenza in azienda di sistemi legacy.  Il 90%, sempre la percentuale più alta d’Europa dove la media è del 78%, afferma che la propria azienda investe in nuove tecnologie prima di aver colto a pieno il potenziale di quelle già esistenti. Ecco perché alla domanda ‘quale consiglio dareste a un’azienda che ha necessità di migliorare i processi documentali critici?’, la maggior parte delle imprese italiane consiglia di massimizzare il software e l’hardware già installato comprendendone al meglio le funzionalità.

Tra le tecnologie che maggiormente stanno semplificando la gestione dei processi documentali critici vi sono i sistemi per la videoconferenza (82% del campione italiano) e i device mobili (77%), seguite dai dispositivi personali, come per esempio iPad e iPhone, utilizzati per il business (71%).

In Italia il 73% delle aziende dichiara di utilizzare il cloud computing nel front-office e l’81% nel back-office. Ma quanto la ‘nuvola informatica’ semplifica i processi documentali? In linea con il resto d’Europa i manager italiani sono divisi su questo punto: il 55% del campione del nostro Paese afferma che il cloud computing stia semplificando la gestione dei processi, mentre il restante 45% è convinto che essa rappresenti un ostacolo. Per quanto riguarda gli investimenti tecnologici nel back-office e nel front-office nelle aziende italiane, come in quelle europee, si verifica spesso un gap poiché le aziende tendono a investire maggiormente nel front-office. Manca quindi un approccio integrato alla gestione dei processi e questo causa colli di bottiglia e inefficienze.

La collaborazione con un partner che abbia esperienza sia nella gestione dei processi documentali sia nelle tecnologie a supporto potrà aiutare le aziende a far combaciare i pezzi del puzzle. La tecnologia da sola non basta per cambiare il modo di lavorare ed è importante per le aziende scegliere un partner che sia in grado sviluppare un progetto di change management affinché i dipendenti siano coinvolti nel processo massimizzando così l’utilizzo delle tecnologie.

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