E-letter o email, vince la coesistenza pacifica

E-letter o email, qual è il miglior canale di output? Qualcuno ritiene che la risposta sia o/o. In realtà entrambi canali hanno i loro vantaggi. E possono coesistere.

La discussione sull’intelligenza e l’uso della digital mail continua, con i più critici che lamentano un processo di autenticazione noioso. In Germania, per esempio, gli utenti devono presentare il proprio ID presso il locale ufficio postale prima di poter aprire un conto virtuale. E questa può essere una delle ragioni per cui l’adozione di strumenti come E-postbrief è tutt’ora lenta. Ma questo non significa che non ci siano altre vie. In Danimarca l’unica cosa che serve per utilizzare il portale mail eBoks è il numero di previdenza sociale. Questo per dimostrare che l’usare la difficoltà di autenticazione come argomento contro questi canali è qualcosa di puramente pretestuoso e fa perdere di vista il vero punto nodale.

Il fatto è che la cyber-criminalità, lo spam e il phising spingono i consumatori a cercare un’alternativa sicura alla mail standard. E questo diviene ancor più importante per aziende e agenzie, per le quali  responsabilità e riservatezza delle comunicazioni commerciali sono elementi critici. Ma nella pratica questo cosa comporta? Secondo il Global Deliverability Benchmark Report 2011, il tasso di consegnabilità delle mail a livello mondiale è del 76%. Al contempo il tasso di ricezione della casella di posta è sceso del 6% medio, passando dal 86% al 79% nel Nord America. Solamente l’America Centrale e Meridionale mostra segni di crescita, ma anche qui solo il 72% delle mail raggiunge la propria destinazione. In Asia questa percentuale è ancora più bassa. Tutto ciò mostra come l’email difficilmente sia il canale ideale per l’invio di mail giuridicamente vincolante, e questo anche se ci sono tecnologie di qualità a supporto.

Ma siamo onesti, chi vuole che tutto il suo traffico documentale passi attraverso un unico account? Il rischio che qualcosa venga cancellato o si perda nel mero volume generale è troppo alto. Se i documenti sono particolarmente importanti – come normative, contratti, note di termine – le conseguenze possono essere di lunga durata, con perdite economiche non indifferenti.
Come tenere dunque separate le comunicazioni importanti da quelle banali? Sistemi di archiviazione avanzata e rigide policies possono facilitare la cosa, ma non sono la soluzione. E’ molto meglio separare nettamente i documenti in base alla loro importanza e poi scegliere il canale più appropriato. Dopotutto, non tutta la comunicazione viene inviata attraverso posta raccomandata. Ma c’è di più. Perché non creare un portale mail virtuale in cui tutti i documenti importanti siano non solo rintracciabili e spedibili, ma altresì modificabili e archiviabili a lungo termine e in forma legalmente vincolante?

Proprio qua sta la ragione del successo di portali come eBoks (Danimarca), My eCitizen (Singapore) e Agosp (Australia). Gli operatori garantiscono che le caselle degli utenti siano sempre sicure, trasformando il portale in una “cassaforte digitale”, apribile con un pin personalizzato. Gli utenti, i cittadini e le imprese hanno il 100% di garanzia che i loro documenti saranno ancora disponibili nella loro interezza anche fra 20 anni: diplomi, polizze assicurative, contratti di fornitura, fatture. Niente più cancellazioni casuali, niente più problemi di formato a causa degli aggiornamenti software, niente più “giungla documentale”.

I portali elettronici garantiscono la sicurezza
Un approccio possibile è quello scelto con Metaposta dal governo regionale dei Paesi Baschi. Il portale, creato per la ricezone, gestione e modifica di corrispondenza elettronica di ogni genere, si rivolge tanto ai privati quanto alle imprese. Tramite il sito www.metaposta.com è possibile aprire un account virtuale per caricare, modificare, firmare e inviare documenti, così come è possibile archiviarli in formati giuridicamente validi. L’accesso e le funzionalità del portale sono gratuite, mentre l’invio – così come per la posta tradizionale – è a tariffa. I documenti sono accessibili sia da mobile che da pc. Questo portale, sviluppato con la collaborazione e l’esperienza di Compart, è destinato a sostituire l’ufficio postale tradizionale, seguendo le linee guida di un progetto che è parte integrante dell’Agenda Digitale dei Paesi Baschi per il 2015. Introdotto nel 2011, Metaposta ha finora inviato oltre 800.000 documenti e viene usato da 17.000 utenti, un trend in crescita.

Di Metaposta DDm aveva già parlato qui

Un progetto di questo tipo può avere successo unicamente se può garantire sicurezza e affidabilità. Oppositori e critici dell’e-post sostengono che questa non è in grado di  soddisfare pienamente gli standard di sicurezza necessari, ma queste argomentazioni diventano ogni giorno meno plausibili. Anzitutto perché non esiste in ogni caso la sicurezza assoluta. Cosa che ci porta a una questione fondamentale, quasi filosofica, che investe l’intero mondo IT: quanto siamo disposti a tollerare un certo livello di rischio residuo? Il fatto è che i fornitori di soluzioni di E-Post, di qualsiasi tipo, hanno investito molto in infrastrutture di sicurezza complesse che non sono solo affidabili dal punto di vista tecnico, ma anche in termini di organizzazione e processi. La negligenza è una caratteristica che non possono permettersi. In Germania, ad esempio, l’Ufficio federale per la Sicurezza Informatica ha certificato l’E-Postbrief come conforme ai requisiti di sicurezza dello standard internazionale ISO e alle specifiche tecniche di base per la sicurezza IT. Tutte le applicazioni che un utente registrato utilizza sono state testate e certificate come sicure, a differenza delle normali caselle di posta, per le quali le accuse di scarsa protezione dati sono giustificate. Spedire un documento confidenziale attraverso una normale casella di posta è come guidare senza cintura di sicurezza, confortevole ma pericoloso.

La situazione è simile anche in altri paesi, con la corrispondenza che viene criptata con le più moderne tecnologie per evitare che terze parti possano accedere al contenuto senza autorizzazione. Allo stesso modo anche i documenti contenuti nella casella sono criptati. E il millisecondo necessario a criptare/decriptare un documento è una finestra temporale un po’ troppo stretta per un hackeraggio.

Con la digitalizzazione che cresce sempre più, risulta difficile immaginare una vita senza “identità elettroniche”. Il volume dei documenti fisici decresce e recenti indagini compiute dall’Universal Postal Union (UPU) parlano di un calo globale del 7%, con punte in doppia cifra nel Nord America. Non è impossibile che fra dieci anni solamente la metà dei documenti esistenti siano ancora in versione fisica. Di riflesso l’importanza dei portali digitali per la spedizione di mail è in crescita, specialmente da quando anche altri servizi, come ad esempio l’inoltro della corrispondenza, vengono rivisti per essere confidenziali, vincolnati e affidabili. I comuni programmi di posta elettronica non sono in grado di offrire questa sicurezza e affidabilità, mentre tramite i portali è facile tenere traccia del ciclo vitale di un documento, venendo a sapere quando viene ricevuto o aperto, un processo che viene automaticamente documentato dal sistema in appositi report. Ciò che diamo per scontato per la posta fisica è possibile anche per quella digitale.

Tirando le somme, la e-letter non rimpiazzerà la email. Sono due sistemi destinati molto più facilmente a una coesistenza pacifica. Documenti ad alta valenza legale vengono inviati attraverso canali sicuri come quello delle e-letter, mentre il resto viene gestito dalla email. In definitiva, la vittoria è di entrambi. La comunicazione elettronica nel business cresce in termini di sicurezza e affidabilità. D’altro canto gli utenti non devono più costantemente soppesare la loro posta digitale: la separazione automatica fra quello che è importante e il resto permette loro di concentrarsi meglio sul loro core business.

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