L’importanza della sicurezza documentale in una ricerca Ricoh/Idc

La recente sottrazione e pubblicazione online di informazioni confidenziali relative ad alcune negoziazioni commerciali dell’Amministrazione Obama è solo l’ultimo dei numerosi episodi di violazione alla sicurezza di aziende pubbliche e private.

I decision-maker delle organizzazioni dovrebbero fare il possibile per evitare la diffusione di documenti riservati e gli impatti negativi che ne derivano. La situazione è senza dubbio complicata dagli elevati volumi di informazioni che le aziende si trovano a gestire e che sono destinati a crescere in maniera esponenziale. La perdita anche di un solo documento può avere conseguenze molto negative e in alcuni casi può minacciare la sicurezza di una Nazione. Alla luce di quanto appena detto, diventa prioritario per i CIO fare in modo che le informazioni siano create, condivise e archiviate in maniera sicura.

In un vicolo cieco?
Da una recente ricerca condotta da IDC e sponsorizzata da Ricoh è emerso che le aziende incontrano molte difficoltà nella gestione documentale e negli ultimi cinque anni tre aziende su quattro hanno dovuto risolvere gravi problematiche causate da inefficienze nei processi.

Le minacce alla sicurezza non sono sempre eclatanti e ci sono rischi ‘nascosti’ che quotidianamente mettono a repentaglio il patrimonio informativo delle aziende. Le organizzazioni devono evitare che dati finanziari oppure informazioni relative a strategie di business finiscano nelle mani della concorrenza.

Da una gestione inefficiente dei processi documentali possono derivare gravi conseguenze: il 36% delle organizzazioni coinvolte nella ricerca non è riuscito a soddisfare requisiti di conformità, il 30% ha affermato che dipendenti chiave hanno lasciato l’azienda, mentre il 25% ha perso importanti clienti.

L’Unione Europea ha sviluppato diverse iniziative per favorire la diffusione della digitalizzazione, ad esempio per quanto riguarda la fatturazione elettronica. La dematerializzazione dovrebbe però interessare in maniera trasversale tutti i documenti aziendali e non solo quelli amministrativi. L’obiettivo è quello di migliorare la gestione e la condivisione delle informazioni rendendole disponibili ai dipendenti ovunque si trovino senza compromettere la sicurezza dei dati.

Una gestione documentale ottimizzata consente alle aziende di aumentare la sicurezza dei dati e allo stesso tempo di ridurre i costi grazie a una condivisione più efficace delle informazioni“, ha dichiarato Edward Hamilton, VP e General Manager di Ricoh Europe. “Le aziende colpite negli ultimi mesi non sono le prime realtà a pagare le conseguenze della sottrazione di informazioni riservate e probabilmente non saranno nemmeno le ultime. Solo adottando un approccio strutturato verso la gestione documentale le aziende possono arginare questa minaccia una volta per tutte.”

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