Gestione documentale nelle aziende italiane: ecco le priorità

Digitalizzazione dei processi. Ottimizzazione della gestione dei documenti. Contenimento dei costi e snellimento delle procedure. Sono queste le principali necessità emerse da uno studio indipendente commissionato a NetConsulting relativo alla gestione documentale all’interno delle aziende italiane.

Nello studio sono state coinvolte 420 aziende, di cui il 60% appartenenti al settore Manufacturing e circa il 40% ai settori Finance/Retail/Logistica/Servizi/Utilities. Sono stati intervistati gli IT Manager (67,9%) e i Responsabili Acquisti/Amministrativi (32,1%) di aziende di grandi e medie dimensioni con oltre 100 milioni di euro di fatturato.

Lo scenario emerso dalla ricerca evidenzia, come detto sopra, la necessità di digitalizzare i processi e di ottimizzare la gestione dei documenti interna ed esterna all’azienda per contenere i costi e rendere più agili le procedure. Tra i focus rientra inoltre la necessità di condividere le informazioni cartacee e digitali in totale sicurezza e di ottemperare alle normative.

In uno scenario competitivo caratterizzato da crescenti sfide, oltre un quarto delle aziende intervistate pone al primo posto, come obiettivo di business a breve termine, la propria espansione in Italia e all’estero (36% del campione) ma, subito dopo, vede come priorità la revisione dei processi per migliorare l’efficienza e ridurre i costi (27,8%) in particolare in ambito di gestione documentale. Di pari passo, viene evidenziata la necessità di una riduzione del consumo di carta, in particolare per le procedure di fatturazione, e di un miglioramento nelle modalità di ricerca dei documenti, per risparmiare tempo e denaro.

Il volume di documenti cartacei prodotti ogni anno, infatti, è ancora molto significativo: la ricerca evidenzia che mediamente in un anno sono prodotte quasi 2 milioni di pagine per azienda, con un picco di oltre 3,5 milioni nelle aziende del settore logistico. Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire le quantità maggiori di documenti cartacei (citati al primo posto per volumi generati dal 60,8% degli intervistati). Questo si traduce in elevati costi di gestione, che rappresentano un aspetto critico per il 25% degli intervistati, insieme all’elevata complessità derivante dalla gestione di un parco stampanti eterogeneo (per l’11,2%) e obsoleto (il 22% del campione ha un parco installato con età superiore ai 4 anni). Le aziende, tuttavia, continuano a preferire una gestione interna, in particolare quelle di grandi dimensione (oltre il 70%).  

Dalle risposte degli intervistati si nota tuttavia come l’evoluzione verso forme differenti di gestione documentale richieda l’adozione di nuove stampanti con funzionalità avanzate, come file storage (importante per oltre il 60%), la conversione dei documenti in formato Office (55%) e il mobile printing (40%).

E’ facile intuire come questi risultati aprano la strada a una futura strategia di gestione documentale profondamente diversa da quella attuale, che aiuti le aziende nel contenimento dei costi e le agevoli verso le nuove possibilità offerte dal web per la condivisione di documenti in mobilità e nel cloud, aumentando la collaborazione e la produttività aziendale.

Tuttavia, il 56% delle aziende italiane rimane a oggi saldamente ancorato all’utilizzo della carta, con punte del 62% nel settore Finance. A questo si contrappone il settore dei Servizi (in cui un peso rilevante è assunto dalle aziende del Travel & Trasportation), il cui livello di digitalizzazione supera il 50%.  C’è quindi ancora molto da fare per creare una cultura di Managed Document Services che conduca all’adozione, ad esempio, di archivi digitali validi ai sensi delle leggi italiane (attualmente solo 30% delle aziende analizzate è attrezzata al riguardo) e nella creazione di workflow di procedure digitali (ad esempio, il 61% degli ordini e il 51% della fatturazione vengono ancora gestiti in parte manualmente).

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