Rexel: con l’MPS un risparmio del 47% per i costi di stampa

L’azienda di elettroforniture fa il punto sul percorso intrapreso con Lexmark e i benefici ottenuti. Ce ne parla Giancarlo Soro, Country Operations Manager di Lexmark per l’Italia.

Sulla tematica MPS avevamo già in passato affrontato la case di Rexel. Che tipo di cambiamenti ci sono stati da dicembre 2012 ad oggi?
Abbiamo avviato un programma MPS (servizi di stampa gestiti) con il Gruppo Rexel, leader mondiale nella distribuzione di materiale e servizi per il settore elettrico, con l’obiettivo di rinnovare il parco macchine in un’ottica di ottimizzazione dell’infrastruttura documentale, riduzione dei costi e salvaguardia ambientale.

A oggi il progetto è passato dall’implementazione a una fase costante di lavoro a pieno regime. Infatti, superato il momento di transizione, durante il quale le misurazioni delle attività erano solamente parziali, il team di Lexmark ha dato il via al cosiddetto ciclo di “miglioramento continuo”. L’analisi costante dei dati consente, come prima cosa, di identificare eventuali scostamenti rispetto al risultato ottimale prefissato, per poi adottare tutte le azioni correttive necessarie.

Un esempio pratico è il caso in cui un dispositivo, inizialmente installato per stampare bassi volumi di documenti, a seguito di variazioni organizzative e/o cambio di processi, supera determinate soglie tali da inficiare il costo totale di proprietà (Total Cost of Ownership). Lexmark, periodicamente, espone i risultati delle analisi effettuate a Rexel, ma non solo: suggerisce eventuali soluzioni da adottare per ottenere ulteriori miglioramenti e fornisce il rapporto costo/benefici di queste nuove operazioni. Nel caso in cui l’azienda lo ritenga opportuno, Lexmark procede con l’implementazione. Il risultato è un percorso di ottimizzazione continua che non si ferma al cambiamento iniziale, ma accompagna Rexel nella sua evoluzione.

Ci spiega in breve che tipo di risultati ha raggiunto Rexel grazie ai servizi di Managed Print Services di Lexmark in tema di:

– Rinnovo parco macchine

– Ottimizzazione delle stampa

– Riduzione dei costi

– Salvaguardia ambientale

Analizzando i risultati ottenuti nell’implementazione della soluzione solo sul territorio italiano, emerge come primo aspetto la sostituzione totale del parco macchine pre-esistente con dispositivi laser. La tecnologia delle stampanti multifunzione Lexmark ha permesso il consolidamento dei vecchi apparati (stampanti, copiatori e fax) permettendo la rimozione di circa 30 fax dedicati e la riduzione dei dispositivi di copia stampa (da 168 a 91). Inoltre, per evitare stampe di fax indesiderate e al tempo stesso condividere i documenti tra più utenti, anche sui dispositivi mobili, è stato implementato il servizio di Fax to Mail (ricezione di fax via email).

L’interfaccia totalmente personalizzata ha consentito di sostituire le vecchie (e costose da mantenere) stampanti ad aghi. L’intero processo di gestione bolle/fattura multicopia viene quindi gestito con standard A4 e non più con costosa carta chimica prestampata.

Il progetto prevedeva anche l’azzeramento delle scorte di toner, dei costi relativi al loro smaltimento e a quello dei prodotti hardware a fine vita. Abbiamo voluto che tutti i costi venissero tracciati in dettaglio: per sito, per centri di costo e per dispositivo. Il risultato finale è, rispetto al passato, un risparmio globale del 47%, elevando al contempo i parametri di efficienza e controllo.

E’ cambiata la vostra offerta di servizi MPS? Se si in cosa e perché?
I servizi di stampa gestiti di Lexmark adottano un approccio end-to-end per migliorare l’infrastruttura di stampa dell’azienda e aiutano ad accrescere il rendimento degli investimenti in quattro fasi: ottimizzazione, gestione, miglioramento e innovazione.

La scelta di potenziare le soluzioni applicative dei Managed Print Services in una logica di stampa non più come prodotto ma come servizio, rappresenta per Lexmark un forte elemento di innovazione reso possibile grazie alle acquisizioni degli ultimi anni.

Con l’acquisizione di Perceptive Software – oggi Divisione Software di Lexmark International – avvenuta nel 2010 e delle numerose società di software acquisite successivamente (Pallas Athena, Isys, Nolij, Brainware, Access Via, Twistage, AcuoTecnologies, Saperion, Pacsgear), Lexmark ha introdotto rapidamente sul mercato tutta una serie di nuove soluzioni che rispondono alla grande sfida di gestire l’intero ciclo di vita delle informazioni sia cartacee che digitali. Combinando la tecnologia ECM (Enterprise Content Management) con soluzioni di acquisizione distribuite e intelligenti, che funzionano sia su stampanti multifunzione per gruppi di lavoro che su dispositivi palmari (quali computer, tablet e smartphone), Lexmark consente ad aziende e organizzazioni di acquisire e gestire con rapidità le importanti informazioni contenute all’interno dei documenti.

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