Gli MPS entrano nel mondo della Pubblica Amministrazione

Il 27 gennaio  è una data molto importante per la Pubblica Amministrazione. E’ l’ultimo giorno utile per presentare le offerte relative ai servizi di print & copy management e servizi opzionali; servizi per cui Consip S.p.A. ha indetto un Accordo Quadro con più operatori economici. Il valore complessivo dell’appalto è pari ad 54.322.400 euro IVA esclusa. L’accordo nasce dalla necessità, per la PA, di razionalizzare la spesa pubblica, e il servizio di Print & Copy Management si articola in un servizio principale denominato “Click & Save” e in un servizio opzionale denominato “Office Fleet management”.

AMBITO DI APPLICAZIONE E FINALITA’
L’accordo quadro prevede l’erogazione di servizi e soluzioni di stampa/copia gestiti finalizzata a:

  • Razionalizzare in termini di quantità, costi di gestione, e impiego di risorse, i parchi apparecchiature office installati presso le Pubbliche Amministrazioni.
  • Ottimizzare l’utilizzo delle funzioni office disponibili ( incentivo alla dematerializzazione mediante l’implementazione di processi strutturati e personalizzati, grazie alla installazione di apparecchiature nuove e di tecnologia avanzata, in sostituzione dei parchi di proprietà esistenti.
  • Monitorare puntualmente il servizio in termini di costi, livelli prestazionali e impatto ambientale.
  • Assistere e supportare costantemente l’utente per l’intera durata contrattuale.

Il mondo della stampa e dell’office equipment  – fa sapere Consip – si sta infatti discostando dal bene inteso come componente hardware e va in direzione dei consumi, della continuità del servizio e dei bassi costi.

DESCRIZIONE DEL SERVIZIO PRINCIPALE CLICK & SAVE
Il click & Save è un servizio che prevede la gestione delle attività di stampa e copia in modo esternalizzato e centralizzato. A fronte di un costo pagina prefissato all inclusive il click & save prevede l’installazione di apparecchiature office, assistenza e manutenzione, fornitura dei materiali di consumo, gestione, monitoraggio, di ottimizzazione dell’utilizzo e di razionalizzazione dei costi. Tutte le apparecchiature che verranno fornite da parte del produttore devono essere nuove di fabbrica e di prima installazione.

Di seguito un riepilogo di tutti i servizi che compongono l’erogazione del servizio principale Click & Save:

Microsoft Word - consip.docx

Il servizio Click & Save prevede dei corrispettivi minimi garantiti che riportiamo qui di seguito:

Microsoft Word - consip.docx

Tempi della fase di start-up :

Microsoft Word - consip.docx

Si ricorda che sarà onere della PA rimuovere e dismettere le apparecchiature office già presenti nella propria sede e che non saranno funzionali nell’ambito del contratto click & save.

La pubblica amministrazione può comunque richiedere al fornitore, in sede di appalto specifico, la presa in carico delle vecchie apparecchiature.

DESCRIZIONE SERVIZIO OPZIONALE, OFFICE FLEET MANAGEMENT
L’office fleet management è un servizio opzionale di gestione centralizzata delle apparecchiature office di proprietà dell’amministrazione, eterogeneo e multi brand. Il servizio include attività di assistenza, manutenzione, fornitura di materiale di consumo, parti di ricambio, reportistica e monitoraggio. Le pubbliche amministrazioni potranno usufruire del servizio opzionale in oggetto se e solo se, nella formulazione di ciascun appalto specifico richiedano il servizio principale click & save. Il servizio di OFM dovrà essere previsto, contestualmente alla stesura dell’appalto specifico, per almeno 200 apparecchiature office, con un limite di vetustà di 5 anni. Il servizio opzionale di Office Fleet management è suddiviso in 3 macro categorie.

Microsoft Word - consip.docx

Per questa tipologia di apparecchiature il Fornitore dovrà garantire tutti i servizi di seguito descritti, a completamento delle attività di erogazione del servizio opzionale di Office Fleet Management:

  • Help desk
  • Fornitura di materiale di consumo
  • Call center
  • Reportistica e monitoraggio TCO
  • Fornitura di parti di ricambio
  • Assistenza e manutenzione ordinaria e straordinaria
  • Servizio di movimentazione/trasloco del parco installato

GREEN PRINTING POLICY
Il fornitore dovrà obbligatoriamente redigere e applicare una green printing policy atta a ottimizzare i processi di stampa, in osservanza sia delle specifiche esigenze degli utenti da gestire che di best practices nell’ambito della sostenibilità ambientale, come ad esempio:

  • Stampa/copia più pagine per foglio
  • Impostazioni di spegnimento automatico
  • Impostazione del timer per lo spegnimento
  • Output di stampa azionabile soltanto tramite autenticazione diretta sull’apparecchiatura da parte dell’utente
  • Gestione automatizzata dei degli output di stampa e gestione delle code di stampa attraverso il monitoraggio e il controllo degli output delle apparecchiature office, anche da remoto.

La green printing policy inoltre dovrà evidenziare i benefici economici e ambientali connessi all’implementazione, per ciascun tipo di apparecchiatura, di ogni singola opzione green evidenziando le differenze in termini di consumo materiale, energia e di costo. Elementi di osservazione saranno:

  • Riduzione dei consumi energetici
  • Riduzione di risorse
  • Riduzione degli interventi di manutenzione e assistenza tecnica, mediante ottimizzazione dell’invio dei tecnici presso la sede della PA
  • Ottimizzazione delle consegne del materiale di consumo mediante un proattivo monitoraggio delle produttività delle apparecchiature.

COSA DEVONO FARE LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI – MODULO ASSESSMENT
Affinché le Pubbliche Amministrazioni possano aderire ai servizi previsti dall’accordo quadro è necessario che effettuino la fase preliminare di assessment del loro parco installato. La fase di assessment consiste in:

  • Censimento delle apparecchiature di stampa, copia, scansione e fax
  • Rilevazione dei volumi di stampa e copia effettuati attraverso la lettura dei contatori
  • Definizione del rapporto n° utenti per singola apparecchiatura
  • Informazioni relative all’infrastruttura tecnologica e alle caratteristiche dell’edificio
  • Informazioni contabili

Il contratto avrà una durata pari a 18 mesi dalla data di sottoscrizione dell’Accordo stesso ed è prorogabile per ulteriori sei mesi. Il criterio di aggiudicazione è il seguente: offerta economicamente più vantaggiosa. Per tutta la durata dell’Accordo Quadro, le amministrazioni potranno rilanciare il confronto competitivo tra i fornitori (mediante invio della Richiesta di offerta) per aggiudicare appalti specifici aventi ad oggetto la stipula di contratti della durata di n. 36; n. 48 o n. 60 mesi.

di Jessica Anostini

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