Un comodo passaggio all’hybrid mail

Deutsche Bahn, le ferrovie tedesche, impiegano circa 280.000 persone in tutto il mondo. E’ facile immaginare quanto vasto sia il volume di documentazione prodotta, anche solo internamente. Basti pensare al problema delle buste paga mensili, teoricamente preparate come file da scaricare sulla pagina virtuale del dipendente. Il problema è che pochi usano questo sistema, vuoi per difficoltà di accesso alla rete, vuoi perché preferiscono utilizzare la classica spedizione postale cartacea. Senza contare che il portale difficilmente viene visto come una vera alternativa all’invio fisico.

La società era pertanto alla ricerca di una soluzione attiva di hybrid mail che fosse in grado di raggiungere tutti i propri dipendenti, senza tener conto delle loro possibilità o desideri IT. Doveva essere una piattaforma in grado di lavorare con differenti canali digitali e offrire comunque l’opzione della copia fisica. Le liste di indirizzi mail dei dipendenti avrebbero fatto da base, senza però la differenziazione di account tipica di molte soluzioni.

Se non per mail allora per lettera
La scelta alla fine è caduta su ePostSelect, il sistema sviluppato da Swiss Post Solutions in cui è il destinatario a stabilire il canale distributivo. Il principio-base della soluzione è che ogni documento, indipendentemente dal formato, viene generato in modo sicuro e verificabile, senza che il mittente o il destinatario debbano apportare alcuna modifica alla loro infrastruttura. ePostSelect agisce come un mittente virtuale, che riceve i documenti come dati di stampa e li prepara per l’invio tramite i canali appropriati, a seconda di quanto scelto dal destinatario. Il mittente non deve impiegare preziose risorse in costose modifiche alle esistenti strutture OM e, tramite il collegamento dell’indirizzo mail con quello fisico, si assicura che ogni comunicazione raggiunga il destinatario prefissato, se non per via digitale per via fisica.

Grazie a ePostSelect il percorso di spedizione per ogni tipologia di documenti viene completamente deciso dal mittente e dal destinatario. E questo vale anche per documenti sensibili a fini legali, il cui invio deve essere tracciato e documentato. La sicurezza dei dati è assicurata dalla tecnologia SAFE, ufficialmente riconosciuta, e dagli standard ISO 27001 e PCI DSS, che offrono un alto livello di sicurezza.

E’ stato proprio questo alto livello di sicurezza che ha infine convinto il management di Deutsche Bahn a scegliere Swiss Post. La capacità di immagazzinare le email private dei dipendenti esternamente al sistema era un requisit0 fondamentale, così come l’internazionalità della piattaforma, che doveva poter essere usata per tutti i canali e tutti i paesi.

Tutti i documenti possono essere processati
Deutsche Bahn ha cominciato a introdurre “ePostSelect” nel gennaio 2012. Allo stesso tempo la gran parte dei dipendenti viene legata al sistema e l’accettazione del canale digitale cresce vertiginosamente. Presto la soluzione comincia a essere usata anche per altri processi, dato che permette di ottenere una risposta digitale immediata. Ad esempio le richieste di biglietti per viaggi di lavoro da parte dei dipendenti. Presto ogni impiegato riceverà un form online precompilato, da completare e rinviare al sistema, eliminando alla base la necessità processare fisicamente i documenti con sistemi di riconoscimento OCR.

Una delle tecnologie alla base di ePostSelect è DocBridge Pilot, il software indipendente da qualunque piattaforma che unisce documenti di ogni format e li prepara per l’invio attraverso canali fisici o digitali. Il principio è che l’importazione dei documenti da processare è tenuto separato dalla fase di invio degli stessi.

Tutto ciò, possibile grazie al software di Compart, occupa un posto importante nel progetto di Deutsche Bahn. Il software raccoglie tutti i dati del mittente e prepara la spedizione secondo le specifiche indicate dal ricevente. Il sistema college indirizzi fisici e email per scegliere il canale di invio. Il documento può quindi essere spedito come allegato in pdf, criptato, o in forma stampata.

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