L’importanza per un documento di essere intelligente

Per un documento digitale essere definito intelligente implica saper fare decisamente qualcosa di più che essere stampato o inviato. Le informazioni che contiene, di qualunque natura siano, vanno ben al di là dell’assolvere la funzione primaria di output.

Una pratica molto diffusa nelle aziende è quella di stampare documenti facilmente leggibili e processabili per via digitale, e solo in un secondo momento ri-digitalizzarli in formato tiff o jpeg per la processazione. In sostanza i pixel vengono creati dal contenuto, andando a criptare un contenuto che solo tramite lettori OCR potrà nuovamente essere leggibile. Si tratta di una procedura non solo macchinosa e superflua, ma anche pericolosa, visto che questi passaggi comportano una perdita di dati potenzialmente importanti.

Tutto questo può essere evitato adottando la pratica di creare i documenti direttamente in forma digitale e con capacità multicanali. Non solo una simile prassi risponde al drastico aumento dei possibili canali distributivi, ma permette anche di preservare quei dati la cui costante perdita tramite l’uso di pratiche obsolete semplicemente non è più una cosa che le aziende possono permettersi.

La richiesta di documenti intelligenti è molto elevata, proprio a causa della loro natura. La possibilità, grazie ai dati contenuti in questi documenti, di saltare in tutta sicurezza dei passaggi, agevolando la processazione del flusso di lavoro e sapendo con esattezza, per esempio, cosa stampare e come farlo, quali allegati unire a una spedizione e in quale quantità e via dicendo è un vantaggio la cui importanza è visibile a tutti.

Contenuto interattivo con accesso illimitato
Appurato che i tempi in cui i documenti erano mondimensionali sono ormai passati, oggi essi sono contenitori di informazioni, strumenti capaci di generare processi quali ricerche di dati, operare transazioni, immagazzinare regole di archiviazione e codici di controllo per ottimizzare le spedizioni. Metadata da fonti diverse, informazioni multimediali, hyperlink, elementi grafici e altro vengono aggiunti a documenti originariamente creati unicamente per la stampa, trasformandoli in qualcosa che può essere inviato tramite qualsivoglia canale e che è capace di interagire con altri processi.

I documenti intelligenti sono inoltre realizzati per essere universalmente accessibili da chiunque, indipendentemente da eventuali deficienze sensoriali: ad esempio, reflow automatici e alterazioni della dimensione dei caratteri annullano le difficoltà degli ipovedenti.

In questo contesto il formato Pdf/UA (Universal Accessibility) gioca un ruolo decisivo. Diventato standard ISO nell’estate 2012, il formato Pdf/UA semplifica notevolmente la creazione di documenti intelligenti: basata su codice Html5, è predisposto per essere facilmente letto da qualunque tipo di dispositivo elettronico, restando al contempo convertibile in un classico Pdf o stampabile.

L’HTML5 è attualmente il linguaggio più intelligente per la creazione e la visualizzazione dei documenti, indipendentemente dalla dimensione o dal canale di uscita. E’ possibile cambiare fra formati anche molto differenti fra loro – ad esempio da A4 a smartphone – estrarre singoli dati o parti di dati, embeddare praticamente qualunque cosa aggiungendo valore al testo dei documenti.

Partire piano
A questo punto si potrebbe pensare che sia necessario aggiornarsi rapidamente e in grande stile. Invece può essere più conveniente cominciare con la tanto decantata tattica dei piccoli passi. Il successo del progetto non è legato alle dimensioni dello stesso, ma al suo andare in porto: partire col piede giusto può un domani trasformare quel piccolo passo in un vantaggio molto più grande, coi proprio documenti che sono degli autentici trasportatori di dati.

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