Le tre leggi degli Mps. Ce le spiega Jean Louis de la Salle

Risparmio, maggior controllo e incremento della produttività. È davvero così oppure c’è una trappola nascosta? C’è qualcosa che l’azienda deve considerare al di là delle dichiarazioni? Magari si ritiene che gli Mps vadano bene per le grandi aziende, ma non siano adatti per le piccole e medie realtà?

Proviamo a fare chiarezza sull’argomento, spiegando cosa sono gli Mps, quali sono i loro potenziali benefici e come è possibile implementarli in modo profittevole in azienda.

Cominciamo con una domanda. Sai di quante stampanti la tua azienda dispone e quanto spende per la stampa e la gestione dei documenti? Ricerche indipendenti compiute su un vasto numero di aziende in molti Paesi europei hanno mostrato che questi sono dati di cui molto spesso si è all’oscuro; e anche quelli che ritengono di avere la risposta restano sorpresi di fronte ai dati reali – quasi sempre hanno sottostimato in modo significativo il numero di sistemi di stampa e i loro costi.

Di media, le aziende che non hanno adottato un sistema di Mps posseggono una stampante ogni tre impiegati, con una spesa annua che si aggira sui 500 euro a persona. Si tratta di un patrimonio generalmente sottoutilizzato, ma che al tempo stesso, a causa dell’assenza di una strategia coerente e di infrastrutture adeguate, risulta essere di qualità scarsa. Per cui non solo i costi sono più alti di quanto dovrebbero, ma la produttività risulta comunque intaccata.

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Costi di stampa, questi sconosciuti
Per quali motivi la stragrande maggioranza delle aziende non ha un’idea precisa di quanto spende in stampa e perché non fa dei
controlli migliori? Ci sono svariati motivi, ma principalmente sono due le ragioni: di solito non c’è una singola figura responsabile, ma la cosa ricade su tante persone diverse e tradizionalmente la stampa viene considerata come una funzione a bassa priorità.

Tuttavia, i recenti cambiamenti tecnologici e di processazione dei lavori – in particolare l’unione di stampa e copia, l’esplosione dei contenuti digitali, la vasta diffusione degli smartphone e del mobile, la comparsa dei tablet negli ambienti di lavoro – hanno cambiato le regole del gioco e creato nuovi flussi documentali che non sono più sotto controllo. Ci sono opportunità per snellire il modo in cui vengono gestiti i documenti e, così facendo, ridurre i costi, i rischi e migliorare la produttività dei dipendenti.

Mps per un controllo totale
Per Mps altro non si intende che un processo di controllo e gestione di tutti i canali di output aziendale. Solitamente l’adozione degli Mps parte da una presa di coscienza della situazione dell’azienda in merito a sistemi posseduti e costi di gestione; si prosegue poi con un’ottimizzazione dei costi da raggiungere con una razionalizzazione del numero e del tipo di sistemi, nonché con un aumento della produttività semplicemente tramite una semplificazione dell’infrastruttura e un miglior supporto all’utenza.

Generalmente le aziende si rivolgono a un esperto esterno, ma ci sono anche alcuni casi di società che hanno scelto di gestire personalmente l’intero processo. Una volta che l’ottimizzazione di base è stata raggiunta, ci sono altri passi che possono essere compiuti per cambiare abitudini. Ad esempio, si può introdurreuna policy aziendale in materia, con strumenti di supporto
quali la stampa follow-me, che rende l’atto di stampare più conveniente per gli utenti, accresce la
sicurezza dei documenti e riduce le stampe inutili.

Il risultato ottenuto dalle aziende europee di cui si è parlato prima è stato, in media, una riduzione dei costi pari al 34% e una riduzione dei sistemi posseduti di circa il 70%. I benefici vanno ben oltre il semplice risparmio economico.

La razionalizzazione e semplificazione dell’infrastruttura di stampa porta con sé un’affidabilità e un’operatività del dispositivo decisamente superiore, dando così un miglior servizio all’utente e un incremento sensibile della produttività.

Non stupisce, dunque, che gli Mps stiano crescendo molto in fretta e si avviino a diventare il metodo standard per la gestione della stampa negli uffici. Gli Mps portano ai reparti It, che generalmente gestiscono il supporto alle stampanti, ulteriori benefici. Ricerche indipendenti mostrano come una percentuale oscillante fra il 10% e il 20% delle chiamate ricevute dai reparti It riguardano problemi con le stampanti. In presenza di un contratto Mps questa percentuale si abbassa notevolmente, lasciando all’incirca un 10% di tempo libero in più ai reparti It per dedicarsi a lavori più importanti.

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Guadagni legati ai servizi
Un buon fornitore di Mps non solo sa ottimizzare la flotta di stampanti, ma offre altresì una gestione duratura e completa con piena visibilità e controllo, andando a identificare prontamente nuove opportunità di crescita man mano che le necessità degli
utenti mutano, o tenendo d’occhio le nuove tecnologie che vengono lanciate.

Importante è, ad esempio, tenere controllato il modo in cui vengono stampati i documenti: è possibile identificare opportunità aggiuntive per migliorare l’efficienza del processo produttivo e per ridurre gli sprechi e le stampe inutili.

A questo punto si potrebbe pensare che questo discorso suoni molto bene per grandi aziende, ma non per quelle più contenute. Questa era certamente la verità quando gli Mps si sono affacciati sul mercato, oltre dieci anni fa.

Ma adesso, alla luce dell’imponente espansione delle funzionalità dei software di gestione, i processi sono molto più semplici e automatizzati e gli Mps funzionano egualmente bene anche in realtà medio-piccole. Non a caso è proprio qui che gli Mps registrano i più alti tassi di crescita in Europa.

Questo ci porta all’ultimo punto di questa analisi: a chi rivolgersi per un’offerta Mps. Ovviamente i più grandi e noti produttori di sistemi Mps dispongono di offerte correlate. Tuttavia una buona fetta dell’attività Mps verso le piccole e medie imprese viene da provider indipendenti.

A loro vantaggio c’è il fatto che le loro motivazioni sono più vicine ai clienti rispetto ai grandi provider: il guadagno di questi indipendenti non è legato alle vendite di hardware o consumabili, ma ai servizi che offrono. E questo fa sì che abbiano una visione d’insieme più imparziale e che, ad esempio, scelgano di riutilizzare parte di ciò che il cliente già possiede invece di sostituirlo con un hardware/software similare, ma di propria produzione.

Jean Louis de la Salle, presidente di Xplor France

Questo articolo, uscito sul numero di novembre-dicembre 2012, fa parte di un dossier che DDm ha dedicato ai Managed Print Services. Per consultarlo in versione online clicca qui.

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