Mps, un panorama in continuo divenire

Fino a oggi, i servizi di stampa gestiti hanno dimostrato di avere il potere di trasformare un’organizzazione, inizialmente migliorandone l’efficienza complessiva di stampa e, in seguito, consentendo di realizzare risparmi sempre crescenti e di ottimizzare i propri processi di business.

I servizi di stampa gestiti rappresentano, e lo faranno ancora per molto tempo, il giusto equilibrio tra prodotti, processi e persone. Una cosa è sostituire i dispositivi di stampa utilizzati dalle persone in azienda, un’altra è cambiare modalità, processi e comportamento di stampa a cui sono abituati. Tuttavia, con l’evoluzione della tecnologia e delle nuove tendenze di mercato, anche la delivery di servizi di Managed Print Services ha necessità di evolversi di conseguenza.

Inizialmente, i provider di servizi di stampa gestita con centrano l’attenzione su processi di standardizzazione e consolidamento dell’ambiente di output. Il passo successivo è l’ottimizzazione della flotta e, infine, l’analisi dei processi e di come questi possono essere migliorati. Di fatto, queste tre fasi rappresentano le basi di ogni moderno progetto in ambito Mps.

Il processo di integrazione
Uno dei cambiamenti più significativi è stata l’integrazione dell’ottimizzazione dei processi di business nell’offerta di servizi di stampa gestiti. Molti dei nostri clienti che hanno già un contratto base (Bps – Basic Print Services) ora sono pronti a compiere il passo successivo.

Richiedono ai propri service provider servizi Mps standard o soluzioni di workflow anche più avanzate, in grado di semplificare i processi che fanno parte delle proprie attività di business, sia basati su carta sia digitali. Questa esigenza nasce dalla crescente quantità di informazioni e documenti che l’azienda si trova a dover gestire, consentendo anche ai dipendenti di reperire le informazioni in maniera più facile e immediata.

Le caratteristiche distintive di un moderno progetto Mps vanno ben oltre la fase iniziale di valutazione,gestione e ottimizzazione del processo di implementazione tradizionale. Vendor e clienti devono lavorare fianco a fianco per valutare e gestire le problematiche legate ai miglioramenti di processo e al workflow dei documenti.

Questo aiuta a superare le sfide aziendali più complesse, ottenere ri spar mi più elevati e accrescere l’efficienza. I servizi Mps svolgeranno un ruolo sempre più cruciale grazie agli utili aggiornamenti e riepiloghi che sono in grado di fornire in maniera regolare ogni trimestre o in occasione di revisioni aziendali semestrali.

Questi report entrano così nel vivo delle discussioni più strategiche del management aziendale, il quale, grazie alla possibilità di avere una completa visibilità su questi processi, è in grado di identificare le sfide future e definire al meglio gli obiettivi di business comuni a entrambi i player.

Distinguere le competenze
Sebbene il mercato dei servizi di stampa gestiti sia destinato a crescere in maniera continua nei prossimi anni, la sfida successiva sarà quella di favorire ulteriormente il divario tra i fornitori che propongono un’offerta Mps base e quelli con maggiore esperienza, che di fatto stanno contribuendo a portare lo sviluppo dei servizi Mps a un livello successivo.

Mps non è più appannaggio delle grandi imprese: è sempre maggiore il numero di vendor che sta sviluppando pacchetti ad hoc per le realtà aziendali medio-piccole.

Diversi provider cercano di entrare nel mercato proponendo nuove tipologie di Mps e offerte particolari. Allo stesso modo, anche il mercato delle PMI risulta essere molto competitivo, con alcuni vendor che si propongono per supportare il cliente esclusivamente nelle fasi di valutazione dell’infrastruttura e di fatturazione per costo pagina. Invece pochi fornitori di servizi Mps sono in grado di estendere queste offerte nelle aree di Business Process Optimization e di Enterprise Content Management.

Ecco dove sta la differenza. In questi casi, si tratta di passare da un modello di collaborazione sulla sola infrastruttura hardware a una vera e propria partnership che prevede la condivisione di obiettivi e responsabilità anche sui processi di business dell’azienda, come parte integrante dell’approccio ai servizi di stampa gestiti.

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Occhio alla business transformation
La maggior parte delle aziende che decide di adottare soluzioni Mps deve gestire non solo l’evoluzione della propria infrastruttura ma anche quello della propria strategia. La scelta di avvalersi di un partner consulenziale, che le supporti nel passaggio verso l’ottimizzazione dei processi, risulta sempre più cruciale. Nei prossimi due o tre anni, crescerà l’attenzione verso gli Mps, in particolare con l’estensione alla Business Process Optimization.

Nel momento in cui i servizi di stampa gestiti diventeranno delle commodity, la maggior parte dei provider si concentrerà sull’innovazione e l’attenzione sarà rivolta all’offerta di business transformation. I principali fornitori di Mps continueranno a lavorare insieme ai clienti per sviluppare le proprie offerte in questo ambito, al fine di soddisfare le mutevoli esigenze. Le realtà che potranno realmente eccellere saranno quei provider in grado di guidare lo sviluppo Mps verso una fase più avanzata, superando in tal modo le aspettative dei clienti.

E’ molto importante che i fornitori di soluzioni Mps siano in grado di articolare una strategia chiara su come supportare il business dei propri clienti su base continuativa. Quelli che riusciranno, sia internamente sia esternamente, ad aiutare i clienti a contenere i costi e migliorare l’efficienza, saranno quelli che avranno il miglior tornaconto in questo particolare momento di mercato.

Fulvio Re, Marketing Manager Lexmark Italia

Questo articolo, uscito sul numero di novembre-dicembre 2012, fa parte di un dossier che DDm ha dedicato ai Managed Print Services. Per consultarlo in versione online clicca qui.

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