Managed Print Services: stampa ottimizzato!

Partiamo come sempre dall’analisi dei dati che ci forniscono un quadro sintetico e completo di come le imprese italiane stanno guardano alla gestione della loro struttura informatica. La ricerca da cui prendiamo spunto è stata condotta da IDC.

Il terreno fertile da cui scaturisce l’interesse nei confronti di una gestione accurata e “responsabile” della stampa e del mondo ad essa connesso è quanto mai attuale: la perdurante criticità del contesto economico e la necessità da parte delle aziende italiane di aumentare la propria competitività tagliando i costi in qualunque area e lungo qualsiasi processo stanno evidenziando l’assoluta importanza dell’adozione di adeguati servizi di stampa gestiti.

Realtà in molte aziende
Già in molte organizzazioni una forte strategia MPS non solo sta consentendo di governare efficientemente l’operatività di tutte le risorse di stampa installate, ma sta anche permettendo significativi risparmi sui costi. E questo partendo dalle PMI fino ad arrivare alle grandissime realtà. Ovvio che un quadro di questo tipo fa gola alle aziende italiane che oggi cercano in tutti i modi di adottare politiche di spending review.

Gli ultimi dati del mercato
Ecco che da questa consapevolezza il comparto MPS sta decollando a un ritmo ben superiore rispetto a quello del mercato IT nel suo complesso. Secondo lo studio condotto da IDC – e veniamo ai numeri – a livello europeo – Western Europe Managed PrintServices, Forecast & Analysis, 2012-2016 – il valore
del mercato dei servizi MPS è destinato a crescere con un tasso composto annuo del 12,5% fino al 2016, anno in cui supererà i 5,3 miliardi di dollari, con l’Italia a pesare per circa il 10%.

Allo stato attuale il tasso di penetrazione dei servizi di stampa nelle aziende dei mercati europei principali risulta compreso tra il 18 e il 29%, con ciò a dimostrare quanto ancora la maggior parte delle organizzazioni possa migliorare su questo fronte.
A trainare la richiesta di servizi di stampa gestiti concorreranno, secondo l’analisi di IDC, diversi fattori:

  • Il trend che vede i modelli di business per i servizi di stampa in grande evoluzione, arrivando ad abbracciare aree come il BPO (business process outsourcing) e il document process outsourcing;
  • L’arrivo di innovative soluzioni, in particolare quelle che fanno leva su tecnologie cloud e che indirizzano esigenze come il mobile printing;
  • Il mercato PMI, attratto da nuove offerte semplificate in grado di estendere i servizi di stampa di base alla gestione documentale.

Fatte le dovute premesse vediamo di addentrarci meglio nelle dinamiche che sottostanno alla scelta di un servizio di stampa gestito in outsourcing. Fino a oggi, all’interno di una azienda, in comparto delle stampanti è sempre stato poco coinvolto nelle dinamiche di riduzione dei costi. Questo modo di porsi ha portato a delle inefficienze che, allo stato attuale, non possono più essere mantenute: basti pensare che, oggi, il 65% della spesa per l’IT viene sfruttata per mantenere in piedi la stessa infrastruttura.

In previsione di un aumento dei volumi di output, che IDC stima in circa il 20%, anno su anno, e della continua crescita della mole di informazioni che passano da device mobili, questo tipo di infrastruttura di stampa non è più gestibile, se non correndo il rischio di arrivare a costi insostenibili per l’azienda stessa.

Di questo le aziende si sono certamente rese conto. Quello che manca è la consapevolezza di quali siano realmente i costi di stampa: non solo a livello di attrezzature fisiche, ma anche per tutto quello che riguarda i consumabili e i costi di gestione, assistenza e manutenzione, la gestione della compliance normativa e poi tutti i costi nascosti legati alla produttività. IDC ha stimato che nelle aziende italiane, circa il 40% delle chiamate che gli addetti al comparto IT ricevono, riguardano problemi banali: inceppamento della carta, problemi nella stampa del documento, problemi con il toner.

Partendo da fatto che una chiamata al desk per l’assistenza sulle stampanti costa mediamente 25 euro all’ora, i conti sono presto fatti. E ci dicono solo una cosa: il costo è troppo elevato. A queste spese poi bisogna aggiungere, come detto sopra, quelle legate alla scarsa produttività dovuta a una sbagliata gestione dei documenti: è stato stimato da IDC, coinvolgendo sia aziende estere che italiane, che mediamente vengono utilizzate ben 5 ore a settimana per la ricerca dei documenti. Queste 5 ore, moltiplicate per un anno, portano un calo di produttività pari a circa 7 mila euro a dipendente. Numeri su cui riflettere.

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Ma che cos’è un servizio MPS?
La gestione in outsourcing del comparto stampa è molto più di quello che dice la parola stessa. Consente alle grandi aziende, così come alle medio – piccole, di declinare all’esterno tutta l’attività di gestione, manutenzione, controllo costi del parco stampanti e di tutti i documenti ad asso collegati. Un sistema che ottimizza tutto il processo di stampa documentale, dalla cattura, all’archiviazione, al flusso di lavoro, alla sicurezza, all’impatto ambientale.

Le aziende che decidono di adottare questo tipo di servizio in breve tempo scoprono, ad esempio, che i consumabili incidono per un 50/60% su quella che è la spesa legata all’ambito printer, che le stampanti che hanno in ufficio sono troppe e sfruttate in modo inadeguato e arrivano a ridurle di un 70% (il numeroideale di stampanti per persone è di 1:8), che, grazie ad un servizio MPS le persone che prima si occupavano quotidianamente dei problemi degli utenti con le stampanti, ora possono esser utilizzate per migliorare il proprio business; e ancora che mediamente un approccio in outsourcing del parco stampanti porta ad un risparmio di spesa del 20%.

E poi è una questione di immagine: stando allo studio IDC, i clienti tendono ad abbandonare i fornitori i cui processi documentali sono inefficienti. Il 68% degli intervistati ha dichiarato che preferisce non intrattenere rapporti con imprese la cui gestione documentale è inefficiente, il 60% cambierebbe partner commerciale e un ulteriore 68% sconsiglia ad altre persone di fare affari con queste aziende.

Questo è il chiaro segnale che il mercato stesso non solo si adatta ma sostiene il cambiamento a favore di un approccio al mondo della stampa più efficiente, dinamico, proattivo e sostenibile, non solo al livello di costi ma anche di impatto ambientale.

Questo articolo, uscito sul numero di novembre-dicembre 2012, fa parte di un dossier che DDm ha dedicato ai Managed Print Services. Per consultarlo in versione online clicca qui.

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