PMI e stampa più intelligente, ne parla il white paper Oki-Idc

Le piccole e medie imprese dovrebbero aggiornare i criteri di acquisto e di gestione delle stampanti per l’ufficio per poter godere dei vantaggi, in termini di produttività e convenienza, di una stampa più intelligente. È quanto emerso dall’ultimo White Paper di IDC “Valutazione degli investimenti delle PMI per una stampa più intelligente”, sponsorizzato da OKI Europe.

In una situazione economica critica come quella attuale, le vendite di stampanti Laser/LED alle piccole e medie aziende sono aumentate di oltre tre punti percentuali in tutta Europa. Un incremento trainato dallo sviluppo delle nuove tecnologie che consentono alle aziende di incrementare le attività di stampa “in-house” (IDC Hardcopy Device Usage: Applications Driving Print, 2011). “ Un’ottima notizia che dimostra la capacità dei fornitori di soluzioni di stampa, di rispondere con successo alle mutevoli esigenze del mercato”, afferma Terry Laidlaw, Managing Director di OKI Europe.

L’indagine condotta da IDC evidenzia, in particolare, l’incremento dell’utilizzo del colore, dovuto principalmente alla possibilità per le PMI di stampare internamente documenti a colori con le stampanti Laser/LED a costi contenuti e con la stessa qualità che ci si aspetta dai fornitori esterni. Tuttavia, in molti casi, le imprese non conoscono i reali costi di stampa perchè non sono in grado di valutare il costo quotidiano effettivo.

Vista la crescente pressione per tenere sotto controllo i costi, dovuta a un contesto economico incerto, la stampa è un settore a cui le imprese devono prestare la massima attenzione al fine di ottenere un notevole risparmio in modo rapido e con un impatto minimo sulle proprie attività.

Monitorare l’utilizzo
In un momento storico, come quello attuale, dove una grande quantità di informazioni è prodotta e condivisa, si assiste ad un crescente incremento dei volumi di stampa in quanto gli utenti stampano le informazioni allo scopo di gestirle più facilmente. Tutto ciò si traduce nella stampa di più copie rispetto a quanto strettamente necessario o nella stampa a colori anche quando in bianco e nero sarebbe sufficiente.

Le aziende hanno bisogno di acquisire una migliore comprensione della quantità di stampe prodotte all’interno della propria organizzazione. Per fare questo le PMI dovrebbero tenere in considerazione i software disponibili in grado di identificare, monitorare e gestire le attività di stampa. “Come individuato da IDC, il primo passo per il controllo dei costi è capire quali sono i costi effettivi”, afferma Laidlaw.

Installando un software per il monitoraggio, le aziende possono controllare e gestire i volumi di stampa per ufficio o singolo utente. Per esempio, possono individuare chi sta stampando, se i lavori di stampa eseguiti sono a colori o in bianco e nero, la quantità di pagine stampate, il tempo impiegato e il tipo di file stampato.

Il software permette di impostare delle regole che possono aiutare a controllare le attività di stampa e quindi a ridurne i costi. Tali regole consentono di:

  • Identificare l’attività di singoli utenti o di uffici per attribuire loro carichi di stampa differenti
  • Impostare la stampa monocromatica come standard, in modo che gli utenti siano costretti a modificare le impostazioni del driver per stampare a colori
  • Impostare di default la modalità di stampa in fronte/retro
  • Consentire solo ad alcuni dipendenti di stampare a colori, limitare l’uso del colore solo per la stampa di alcuni documenti o impostare un numero di pagine massimo a colori per ciascun utente
  • Impostare la modalità bozza o risparmio toner come standard, in modo che gli utenti debbano modificare le impostazioni solo nel caso in cui abbiano l’effettiva necessità di ottenere stampe di elevata qualità

Ridurre la necessità di servizi esterni di stampa
Il costo dei servizi di stampa esterni dovrebbe essere considerato nell’analisi dei costi di stampa. La disponibilità di dispositivi in grado di incrementare la possibilità di stampa interna permette alle PMI di stampare ciò che serve solo quando ne hanno bisogno, invece di dover far stampare esternamente elevate quantità necessarie per ridurre i costi di stampa imposti dai fornitori e con il rischio inoltre di sprechi e un maggior ingombro, in termini di spazio, necessario per archiviare il materiale stampato.

Inoltre, è possibile che sia più conveniente l’acquisto di una stampante a colori A3 piuttosto di una A4, in quanto l’A3 consente all’azienda di produrre internamente una vasta quantità di brochure e materiale marketing. Senza trascurare che i documenti possono essere prodotti e aggiornati quando necessario, consentendo all’azienda di far fronte velocemente ai cambiamenti richiesti dai clienti e dal mercato.

Non è quindi una sorpresa che le vendite di dispositivi di stampa A3 alle piccole e medie aziende siano in crescita e con un trend destinato a continuare per il 2012”, afferma Laidlaw, “utilizzando i dispositivi per la stampa in A3, le piccole aziende non solo sono in grado di stampare banner, manifesti, mock-up di packaging e direct mail ma sono anche in grado di produrre quanto necessario in scala più grande come fogli di calcolo e disegni tecnici”.

Come dimostra la ricerca condotta da IDC, nonostante la rapida crescita di dispositivi sofisticati che permettono di visualizzare le informazioni in formato elettronico, c’è ancora una grossa esigenza di condividere informazioni e dati su carta. Tuttavia le piccole e medie aziende, per sfruttare al meglio questa opportunità e migliorare la propria competitività in una situazione economica critica, devono comprendere i vantaggi che offrono le più recenti tecnologie di stampa, come quelle di OKI, convenienti soluzioni per la stampa “in-house” senza compromessi sulla qualità e che forniscono un efficace controllo di tutte le attività di stampa.

Il White Paper integrale, in inglese, è disponibile per il download all’indirizzo:

http://www.oki.it/IDC-white-paper

Il White Paper integrale, in inglese, è disponibile per il download all’indirizzo:

http://www.oki.it/IDC-white-paper

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