L’utilizzo dei tablet trasforma la gestione documentale

Da una ricerca condotta da IDC e sponsorizzata da Ricoh, emerge come i tablet ricoprano un ruolo sempre più strategico all’interno delle aziende migliorando ad esempio le relazioni con i clienti.

Il 33% del campione ha in corso iniziative volte a trasformare i processi documentali in modo che possano essere gestiti tramite tablet. L’adozione dei tablet pc nelle aziende corrisponde a quello che IDC chiama la ‘nuova era’ dell’enterprise computing. Come i pc hanno rivoluzionato il mainframe computing negli anni ’80 e Internet ha ridefinito le logiche client/server, oggi il Cloud, i Big Data e il mobile business (inclusi i tablet) stanno cambiando il modo in cui i lavoratori utilizzano le applicazioni e interagiscono con i colleghi, i clienti e i fornitori.

Questo trend è messo in evidenza nel white paper ‘Una zona d’ombra per le organizzazioni: il ruolo svolto dai processi basati su documenti nell’aumento dei ricavi’ (settembre 2012), realizzato a partire da una ricerca condotta da IDC per conto di Ricoh. La ricerca è stata condotta a livello globale coinvolgendo 1.516 responsabili di processi e information worker.

Nelle aziende i dispositivi mobili cambiano il modo di gestire i processi, inclusi quelli inerenti la gestione documentale:

  • il 59,2% degli intervistati afferma che i tablet stanno riducendo il numero delle pagine stampate;
  • il 49.2% è convinto che, grazie ai device mobili, la propria azienda potrebbe rispondere meglio alle esigenze dei clienti;
  • il 47,5% è convinto che l’utilizzo di tablet aumenterebbe la velocità con cui i documenti vengono gestiti.

Dalla ricerca è emerso come molte aziende non siano però pronte a gestire l’impatto che l’introduzione dei tablet esercita sui processi documentali. Un’alta percentuale dei processi di business (30%-40%) è infatti ancora basata su documenti cartacei oppure integra workflow in parte cartacei e in parte digitali. L’adozione dei tablet per la gestione dei documenti pone quindi nuove questioni, ad esempio per quanto riguarda la digitalizzazione dei documenti, la sicurezza delle informazioni e la compliance.

IDC è convinta che le organizzazioni continueranno ad aumentare i loro sforzi per riprogettare i flussi documentali e cogliere le nuove opportunità che derivano ad esempio da applicazioni quali la stampa mobile e lo scan-to-cloud. Il 33% del campione ha in corso iniziative volte a trasformare i processi in modo che possano essere gestiti tramite tablet a dimostrazione di come le aziende abbiano compreso il ruolo strategico del mobile business nell’aumento della competitività.

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