I direttori d’orchestra della gestione documentale

Creazione, formattazione, conversione e output – la produzione dei documenti è un incrocio complesso di tanti programmi diversi e non sempre fila tutto liscio; ogni modifica necessita una riconfigurazione impegnativa. Ma non è così se l’automatizzazione e il controllo dei processi avviene con il supporto di software di alto livello.

Anche quando i lavori di stampa provengono da fonti o da clienti diversi, emergono sempre degli elementi comuni. Nella fatturazione, ad esempio, il flusso dei dati in entrata viene elaborato e convertito. Si aggiunge un logo e poi viene formattato ogni singolo documento. I documenti sono poi ordinati per l’output in base all’ottimizzazione dell’invio e della logistica.  Infine i dati vengono inviati al sistema di stampa più adeguato. Nella maggior parte delle aziende, queste funzioni sono svolte con programmi diversi.  A volte un solo passaggio di lavorazione può richiedere diversi applicativi, come per esempio la conversione. Uno scenario tipico potrebbe essere: un nuovo flusso di dati, improvvisamente aggiunto, non può essere elaborato con il vecchio software; quindi si getta subito nella mischia ancora un ulteriore programma.

Il problema è che spesso i singoli programmi vanno aperti manualmente e per lo più con un ordine ben preciso; lo svantaggio è che i lavori di stampa in attesa non possono essere elaborati in parallelo, ma soltanto l’uno dopo l’altro. Il risultato: ingorghi o tempi di inattività, soprattutto nel caso di progetti complessi. Tuttavia, l’elaborazione sequenziale degli ordini non è sempre necessaria. Si possono, per esempio, smistare i documenti in qualsiasi momento prima della stampa.

Sono inoltre più difficili il monitoraggio e l’analisi. Se si verificano errori nel processo, tutti i logfile di tutti i programmi devono essere analizzati uno per uno. Considerate: da un flusso di dati da 10.000 documenti ne vengono generati e inviati correttamente 9.998. Ma gli altri due? Dove e perché sono rimasti bloccati? Si tratta di un errore di formattazione? Si sono verificati problemi di conversione? Identificare l’errore diventa come trovare il famoso ago nel pagliaio.

Tutto sotto un solo tetto
Ciò che manca è una singola “istanza” che registri in modo affidabile quando, dove e come si è elaborato ogni documento. Servirebbe un applicativo software che controllasse e monitorasse tutti i programmi. Potrebbe ottimizzare la distribuzione del carico tra le risorse di software e di hardware esistenti, controllare i risultati e integrare tutti i logfile per l’analisi. Se si verificasse un errore, l’utente potrebbe entrare direttamente nel relativo programma e identificare la causa in base al log di processo.

Tali applicativi in questo settore si chiamano “document process management solutions” o a volte “ERP systems for documents”.  Come il software ERP (enterprise resource planning) che integra la gestione dell’inventario, le vendite e la contabilità in un solo sistema, queste soluzioni forniscono una mappatura del processo globale di gestione output di un’azienda. Permettono l’automatizzazione di tutti i processi software-dipendenti. Per esempio, si possono collegare sistemi esterni e così permettere a un fornitore di stampa di linkarsi con il sistema di un cliente. Anche le attività di immissione ordini e di fatturazione possono essere svolte in automatico.

Ciò che conta è l’interazione
Non è da sottovalutare l’entità di tale integrazione; l’interazione tra tanti programmi diversi è un campo minato. Spesso le interfacce non funzionano in modo corretto; i dati non sempre passano da un applicativo all’altro in modo “pulito”.  Purtroppo tutto ciò si scopre soltanto alla fine di un ciclo di elaborazione. In un sistema di document workflow management, invece, i programmi vengono interrogati dopo ogni passaggio in modo da garantire il buon esito del processo.  Ciò permette all’operatore di intervenire tempestivamente nel caso si verifichi un problema. Non si tratta di sostituire i programmi stessi, ma di ottimizzare la loro interazione e di automatizzare i processi associati.

Prendiamo un esempio: i fornitori di stampa ricevono i documenti dai clienti (brochure, mailing, manifesti, ecc.), normalmente in formato PDF. Non sempre i documenti saranno perfetti – possono esserci dei font mancanti, immagini con risoluzione errata o con colori sbagliati. Il problema: di solito i PDF vengono controllati appena prima di stampare. Ora, potremmo anche dire, qual è il problema? Ma se il lavoro di stampa fosse da completare entro un giorno e se il cliente non fosse rintracciabile per rispondere alle domande? Questa è una situazione facile da evitare se, per esempio, avete la disponibilità di uno strumento che controlli la plausibilità e la completezza del PDF in entrata sin dall’inizio del processo. L’operatore responsabile viene avvertito immediatamente, ad esempio per sms, se c’è qualche problema. Questo tipo di meccanismo di controllo automatizzato è piuttosto facile da installare sui sistemi di document management. 

Non c’è bisogno di ricominciare da capo
Inoltre, i sistemi di document management hanno il vantaggio di essere facili da configurare tramite un’interfaccia grafica. Utilizzando i singoli moduli, l’utente può costruire il proprio processo con un minimo di conoscenze informatiche. Sono sufficienti pochi clic col mouse per specificare quali flussi vanno convertiti e con quali formati in output, o quali documenti vanno in output per quali canali. E’ facile anche espandere i sistemi di document workflow management con moduli aggiuntivi. Se cambia un passaggio di lavorazione, viene impostata una nuova linea di stampa e finitura, oppure se vengono aggiunti dei clienti con nuovi flussi di dati, di solito basta modificare graficamente i workflow prestabiliti in base alle nuove condizioni. Se necessario, un workflow esistente può essere semplicemente copiato e modificato. Il sistema stesso rimane sempre operativo. Senza questi strumenti, bisognerebbe riconfigurare l’intero workflow (analisi del flusso di dati in entrata, conversione, formattazione, bobinatura, ecc.) per ogni minima modifica o aggiunta.

I sistemi di document workflow management collegano e controllano i singoli passaggi necessari per la produzione complessa, in un solo processo completamente automatizzato.  Tra i vantaggi per l’utente:

  • Flessibilità dello svolgimento di ogni passaggio di lavorazione basata su specifiche
  • Elaborazione in parallelo per ordini multipli
  • Elaborazione prioritaria per ordini urgenti
  • Passaggi personalizzabili per interventi manuali e rilasci
  • Ottimizzazione dell’utilizzo di tutte le risorse software e hardware per l’intero impianto
  • Analisi complessiva del logfile tra diversi programmi per la rapida localizzazione degli errori
  • Costruzione modulare per l’adattamento ai processi esistenti
  • Facile creazione di nuovi workflow.

Voi siete il “direttore” che unisce i “soloisti della produzione dei documenti” per creare un insieme armonico.

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