Serve un content management convergente per competere sulla “terza piattaforma”

Con lo sviluppo e l’evoluzione della tecnologia, è cambiato anche il modo di gestire le aziende. Ora, in un’era segnata da elementi quali cloud, social, Big Data e mobility, i responsabili aziendali sono chiamati a comprendere l’impatto che questi hanno sulle loro organizzazioni. Senza contare che è la combinazione di queste tecnologie a rendere l’Internet of Things una realtà. Questi quattro trend tecnologici assieme rappresentano gli elementi di base di quella che IDC definisce come “Terza Piattaforma”. CIO e responsabili delle business unit si trovano in una situazione senza precedenti per quanto riguarda opportunità e rischi, nel processo di evoluzione verso un set di tecnologie di base che, considerate insieme, vanno a formare una nuova piattaforma per l’innovazione e la crescita aziendale e del mercato nel suo complesso. L’impatto di questa transizione non si limita al mercato IT, ma riguarda chiunque operi nell’attuale mondo lavorativo. E’ in atto un processo di convergenza rapido e sostanziale, che racchiude elementi che comprendono dispositivi ed applicazioni mobile; contenuti, software e infrastruttura IT hosted; analisi sui Big Data per dare informazioni al management aziendale; e social media per connettersi internamente, ma anche con partner e clienti. Allo stesso modo, Business Process Management (BPM), Imaging e Print Management (IPM) ed Enterprise Content Management (ECM) stanno ugualmente convergendo per portare maggiori vantaggi di business. La convergenza di BPM, IPM ed ECM è una delle modalità principali con cui le organizzazioni possono competere nello scenario inedito definito dall’emergere della Terza Piattaforma definita da IDC. Queste tre aree applicative sono tradizionalmente piuttosto distanti, in particolare BPM ed ECM. Anche il mondo convergente richiede un’evoluzione nel modo di pensare a come lo si può realizzare nei fatti. Questo vale in modo particolare man mano che gli uffici diventano più digitali, con una marcata automazione di workflow, approvazioni e altri progetti tradizionalmente basati su carta. Questa transizione si sposa particolarmente bene con i quattro elementi della terza Piattaforma e la loro natura combinata.

Cloud
In molti settori, servizi basati sul cloud stanno diventando la scelta di base per la gran parte delle operazioni aziendali. In questo caso, processi di business, content management e document imaging devono essere abilitati al cloud, in grado di operare con regolarità con qualsiasi servizio cloud venga utilizzato. Questo porta il vantaggio della scalabilità e dell’accesso 24/7, ma deve essere controbilanciato da tutti i necessari elementi di sicurezza e compliance. Questi varieranno in dipendenza del settore, del reparto e del servizio in questione, ma devono rimanere un fattore chiave da considerare per una strategia di content management convergente nel cloud. La natura scalabile e variegata del cloud significa che le aziende possono trovare servizi da personalizzare per rispondere alle loro specifiche necessità. Questo comprende anche la scelta di quali processi e contenuti mantenere locali e quali invece possono essere collocate nel cloud.

Social
I social media hanno cambiato non solo il modo in cui comunichiamo con gli amici, ma anche con i colleghi e con le aziende. E questo ha portato all’integrazione di tecnologie social all’interno di un numero crescente di applicazioni aziendali. Dal punto di vista del customer relationship management, i contenuti devono essere integrati all’interno di queste applicazioni aziendali – tramite operazioni manuali o importati automaticamente da altri sistemi – e parallelamente devono essere implementati processi per ottimizzare queste interazioni. Internamente, le piattaforme che incorporano il social networking permettono di condividere contenuti tra colleghi in tempo reale, oltre consentire una comunicazione generalmente più trasparente. Fungono anche da centri di risorse e piattaforme di ricerca, in particolare per le organizzazioni più grandi. Ma questo fenomeno del 'tutto social' crea una problematica di integrazione per l’IT aziendale. In questo senso, se ECM, BPM e IPM si uniscono dal punto di vista social, possono migliorare l’efficacia di queste piattaforme riunendo i workflow e i dati che viaggiano attraverso esse.

Analisi
Quando si parla di 'Big Data', il vantaggio di un approccio convergente è una disponibilità maggiore – e più immediata – di contenuti provenienti da sistemi differenti. Perché le attività di analisi abbiano successo, deve essere possibile accedere a quanti più dati possibile, in modo chiaro ed immediato. Comunque, le informazioni sono tradizionalmente archiviate presso applicazioni e reparti aziendali separati. E questo può rendere difficile per ogni organizzazione ottenere una visione chiara e complessiva di tutto il business in un determinato momento. Guardando al futuro, il focus deve essere posto su come abbattere queste barriere, consentendo un’analisi sui diversi sistemi in modo di effettuare migliori report sul business nella sua completezza. Questo approccio significa anche che diventa più semplice identificare colli di bottiglia che si creano tra i dipartimenti e vedere l’impatto che i processi di un dipartimento hanno sugli altri. Se lo aggiungiamo al crescente desiderio di reportistica ed analisi in tempo reale, è ovvio come data collection, processi di business e content management debbano operare in perfetta armonia tra loro per rendere questa visione possibile.

Mobile
La rivoluzione della mobile workforce è stata stimolata dal continuo sviluppo di potenti dispositivi portatili, tra cui tablet e smartphone. Ma la proliferazione di questi dispositivi aggiunge complessità. Perché significa che contenuti e applicazioni si trovano ad essere distribuiti su dispositivi e sistemi operativi differenti. Inoltre, la stampa in mobilità rappresenta tradizionalmente una sfida per molte realtà, tanto che che l’aumentato uso di device mobili ha portato a una forte riduzione delle attività personali di stampa. Cosa che dipende, anche, dalla natura chiusa e frammentata di molte piattaforme mobile. Se BPM, ECM e IPM vengono gestiti con un’unica prospettiva integrata, molte di queste difficoltà vengono a cadere, perché l’azienda può guardare ai contenuti ed al modo di gestirli con un’unica prospettiva. Questo significa che non conta quale dispositivo venga utilizzato per visionare un determinato contenuto, o come questo sia stato inserito, processato o esposto.

Conclusioni
Se consideriamo la convergenza dei quattro trend tecnologici descritti in precedenza e come questa si abbini con la convergenza crescente di ECM, BPM e IPM all’interno di un’organizzazione, l’evoluzione può perfino parere eccessiva. Ma un moderno ambiente di business oggi implica interazioni complesse tra contenuti, persone e policy in un ambiente ad alta intensità di informazioni. I sistemi devono gestire grandi quantità di dati non strutturati, come email e documenti allegati, scansioni di immagini, file audio e video, oltre a flussi di dati che arrivano da sistemi esterni. Questo volume di informazioni deve essere gestito in modo efficiente e trasparente. Anche la funzione di Imaging and Printing (IPM) continua ad evolvere rispetto alla visione tradizionale di output legato alla carta, trasformandosi nel modo in cui dati ed informazioni collegano tra loro i processi di business. Questo cambio di approccio richiede una valutazione costante non solo dell’IPM, ma anche di tutto l‘ecosistema BPM sottostante. La convergenza tra BPM, ECM ed Imaging and Printing aiuta le aziende ad essere più efficaci nell’affrontare social, cloud, mobile ed analisi dei Big Data. In uno scenario del genere, il device fisico si estende e si trasforma da semplice dispositivo di output a strumento di business processing per dati, documenti e contenuti, indipendentemente se basati su carta o digitali. Questa rapida evoluzione richiede che ogni sistema supporti la Terza Piattaforma dell’evoluzione informatica, che considera cloud, mobilità, analisi dei big data e social, oltre alla tradizionale elaborazione dei documenti. Il vantaggio di considerare questi quattro trend tecnologici congiuntamente, piuttosto che in modo individuale, è quello di dare alle aziende una visione olistica dell’informazione che si trova nella loro rete, trasformandola di conseguenza in un reale valore aggiunto. Nella sostanza, questo può contribuire a stimolare l’innovazione aziendale ed a creare vantaggi competitivi significativi.

Di Giancarlo Soro, Country Operations Manager, Lexmark Italia

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