Gestione documentale inefficiente, i rischi in un report Ricoh-Idc

Secondo un nuovo white paper realizzato da Idc e commissionato da Ricoh negli ultimi cinque anni tre aziende su quattro (75%) hanno dovuto risolvere gravi problematiche causate da inefficienze nei processi documentali, un aspetto che risulta quindi essere particolarmente critico. Il white paper è la prima iniziativa nell’ambito del Document Process Imperative di Ricoh.

Da una gestione inefficiente dei processi documentali possono derivare gravi conseguenze: il 36% delle organizzazioni coinvolte nella ricerca non è riuscito a soddisfare requisiti di conformità, il 30% ha affermato che dipendenti chiave hanno lasciato l’azienda, mentre il 25% ha perso importanti clienti. Sempre a causa di una gestione documentale non ottimizzata in molte organizzazioni si sono verificate gravi violazioni alla sicurezza informatica, pesanti verifiche contabili, crisi in termini di pubbliche relazioni e anche citazioni in giudizio.

Si pensi poi ai danni finanziari: Idc stima che il costo associato a errori nella gestione dei processi superi di almeno 10 volte le spese dirette, ad esempio quello legate alle transazioni finanziarie. I costi elevati derivano ad esempio dal tempo speso dal personale nella gestione dei processi e da quello impiegato dai manager per il controllo e la supervisione delle attività. A questi elementi si aggiungono i danni economici derivanti dalla perdita di clienti dovuta a inefficienze e colli di bottiglia nei processi.

Molti dirigenti aziendali non sono consapevoli dell’impatto che i processi documentali esercitano sulla loro organizzazione e dei rischi che si corrono. Anche il costo associato alle inefficienze nella gestione documentale è molto più alto di quanto molti manager ritengano“, afferma Idc nel report commissionato da Ricoh intitolato “It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk”. “La maggior parte delle aziende effettua investimenti importanti per ridurre i rischi, che sono però difficili da individuare e meritano quindi la massima attenzione da parte del top management.”

Le informazioni riportate nel white paper sono i primi risultati di una ricerca condotta a livello globale coinvolgendo 1.516 responsabili di processi e iWorkers di aziende di dimensioni medio-grandi e realizzando alcuni focus group. Le aziende del campione d’indagine sono situate in otto Paesi: Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Francia, Germania, Australia, Cina e Giappone. Per processi aziendali basati su documenti si intendono quei processi che vengono gestiti mediante informazioni estratte da documenti, cartacei e digitali.

Secondo Idc, l’inefficienza e l’inefficacia dei processi documentali rappresenta una questione gravosa per le aziende di ogni area geografica e di ogni dimensione. Come dimostrato dalla ricerca, si sono verificate conseguenze negative per il business, in termini ad esempio di mancata conformità alle normative, con la stessa frequenza nelle organizzazioni di Nord America, Europa e Asia; la percentuale più elevata (il 79%) si riscontra in quest’ultima area. Oltre un terzo degli intervistati ha affermato di aver constatato in prima persona inefficienze nei processi.

Nonostante una percentuale tra il 31% e il 39% dei processi sia ancora basata su documenti cartacei, dalla ricerca emerge come l’utilizzo della carta non costituisca di per sé un fattore di rischio. Si legge nel report: “L’efficacia dei processi dipende dai workflow che sono alla base. Le problematiche riscontrate non sono necessariamente correlate al supporto utilizzato”. La ricerca ha evidenziato come a volte i progetti documentali falliscono a causa del mancato coinvolgimento del manager C-level. Questo rappresenta un elemento determinante, perché i processi documentali sono trasversali a diversi team, reparti e uffici. E’ quindi importante progettare e sviluppare un progetto ampio e globale. A questo proposito il report afferma che “un cambiamento davvero efficace richiede il coinvolgimento dei manager e degli executive”.

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