{"id":5883,"date":"2013-02-01T08:50:53","date_gmt":"2013-02-01T07:50:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/?p=5883"},"modified":"2013-02-04T13:01:42","modified_gmt":"2013-02-04T12:01:42","slug":"le-ragioni-di-un-cambiamento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/2013\/02\/01\/le-ragioni-di-un-cambiamento\/","title":{"rendered":"MPS, le ragioni di un cambiamento"},"content":{"rendered":"

Sette<\/strong> protagonisti del mercato rispondono a domande sui servizi di stampa gestiti. L\u2019approccio verso le aziende<\/strong>, il risparmio e i casi<\/strong> di chi ha gi\u00e0 scelto gli MPS<\/p>\n

Le domande<\/strong><\/p>\n

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  1. Il mercato dei servizi di stampa gestiti \u00e8 in forte crescita in questi ultimi anni. Qual \u00e8 la ragione di questo cambiamento, secondo lei? E su che cosa deve puntare un\u2019azienda che offre questi servizi per soddisfare appieno l\u2019esigenza dei clienti?<\/em><\/li>\n
  2. La stampante personale \u00e8 da sempre considerata elemento di prestigio all\u2019interno di un\u2019azienda. Quanto influisce il \u201cfattore umano\u201c nel processo che conduce un\u2019azienda ad adottare un approccio sostenibile e gestibile delle stampe?<\/em><\/li>\n
  3. Ci pu\u00f2 fornire un esempio concreto di un\u2019azienda che ha scelto un suo servizio di MPS? Che tipo di vantaggi ha avuto?<\/em><\/li>\n<\/ol>\n

    \"Davide<\/a>Davide di Scioscio, Epson<\/strong><\/p>\n

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    1. Verrebbe facilmente da pensare che il contenimento dei costi <\/strong>sia l\u2019unica motivazione che spinge le aziende verso questo tipo di soluzione, ma in realt\u00e0 noi registriamo una notevole attenzione anche verso la facilit\u00e0 di gestione e la versatilit\u00e0 che offre la possibilit\u00e0 di gestire la funzione stampa come un servizio.<\/li>\n
    2. Pensiamo che questa affermazione sia sempre meno \u201csostenibile\u201d, soprattutto in un momento in cui efficienza e controllo dei costi sono le parole d\u2019ordine per ogni azienda, nel suocomplesso, in ogni funzione. Oggi le stampanti workgroup<\/strong> per team di 3-4 persone sono la formula pi\u00f9 funzionale e che pi\u00f9 ricalca il modello organizzativo di lavoro nelle imprese. Un modello organizzativo che, nel caso delle stam panti, tra l\u2019altro, aumenta il \u201csenso di responsabilit\u00e0\u201d e incrementa una gestione virtuosa del proprio lavoro.
      \nSotto il profilo psicologico la stampante workgroup \u00e8 di qualcuno: \u201c\u00e8 mia, \u00e8 del mio gruppo, \u00e8 dell\u2019ufficio<\/strong>\u201d, mentre la stampante dipartimentale, quella che di solito si trova in corridoio, \u201c\u00e8 di nessuno, perch\u00e9 devo prendermene cura?\u201d Ecco spiegato perch\u00e9 la percentuale di stampe abbandonate sulle unit\u00e0 nei corridoi risulta essere di circa il 20% del totale delle stampe, come ci ha detto una grande banca nostra cliente.<\/li>\n
    3. Con la scelta di un contratto Epson Print Performance per le sue 70 unit\u00e0 (tra cui molte WorkForce) distribuite su tutto il territorio italiano, Semeraro<\/strong> ha ottenuto un risparmio<\/strong> pari a circa il 20% <\/strong>rispetto alla gestione precedente. Al di l\u00e0 dell\u2019aspetto economico, vorrei sottolineare come la flessibilit\u00e0 della nostra soluzione abbia permesso a Semeraro di gestire in modo semplice ed efficiente il parco macchine dislocato in vari uffici nella penisola.<\/li>\n<\/ol>\n

      \"Marco<\/a>Marco Lanfranchi, HP Italiana<\/strong><\/p>\n

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      1. Nell\u2019ultimo anno il mercato si \u00e8 sempre pi\u00f9 indirizzato verso un servizio integrato di outsourcing<\/strong>, con le aziende che tendono a esternalizzare servizi quali il printing al fine di contare su un\u2019infrastruttura sempre aggiornata, controllare in maniera efficace i costi e ottimizzare le performance del proprio parco stampanti. Queste sono tra le ragioni principali di questo cambiamento. Un altro fenomeno rilevante \u00e8 il cloud<\/strong>, grazie al quale oggi possiamo accedere, produrre e stampare i nostri documenti ovunque il lavoro o la vita ci portino. Le aziende oggi richiedono prodotti e servizi che consentano di razionalizzare e ottimizzare l\u2019infrastruttura di Imaging & Printing per ottenere risparmi importanti e migliorare l\u2019allocazione delle proprie risorse.
        \nUn\u2019infrastruttura ottimizzata e il miglioramento dei flussi documentali e dei relativi processi di business \u00e8 ci\u00f2 su cui puntare per soddisfare le esigenze e i bisogni dei nostri clienti.
        \nOggi le aziende cercano nei servizi di stampa gestita anche un modo per realizzare un\u2019infrastruttura di stampa pi\u00f9 sostenibile, che controlli elementi quali i consumi energetici delle stampanti, il consumo di carta e lo smaltimento dei consumabili. Grazie alla nostra ampia offerta di servizi di stampa gestita oggi possiamo rispondere a tutte queste esigenze e il mercato ci premia.<\/li>\n
      2. Il \u201cfattore umano\u201d \u00e8 sicuramente rilevante e, per quanto riguarda le abitudini degli utenti, riteniamo che per consentire comportamenti corretti sia necessario informarli sui vantaggi di una stampa \u201cresponsabile\u201d. Se per esempio, non \u00e8 necessario rimuovere tutte le stampanti personali, \u00e8 per\u00f2 importante che siano almeno connesse alla rete per garantire un monitoraggio efficace dei consumi e un alto livello di sicurezza dell\u2019infrastruttura di stampa.
        \nConsigliamo alle aziende di prestare attenzione a una serie di fattori quali l\u2019 impatto energetico dei dispositivi, il controllo dei costi, senza rinunciare a sicurezza e investimenti in processi di business.
        \nMolte aziende si sono gi\u00e0 rese conto di queste necessit\u00e0 e si rivolgono a noi perch\u00e9 offriamo soluzioni modulari, che consentono ad aziende di ogni dimensione di creare un\u2019infrastruttura di stampa che bilancia le esigenze personali dei propri utenti e gli obiettivi di gestione menzionati.<\/li>\n
      3. L\u2019Aeroporto di Bologna<\/strong> voleva crescere da un punto di vista commerciale e contribuire alla creazione di ricchezza per l\u2019economia del territorio. L\u2019efficienza operativa \u00e8 fondamentale e per ottenerla \u00e8 stato necessario adottare dei cambiamenti anche nella gestione dell\u2019ambiente di stampa e copia del-l\u2019aeroporto. L\u2019aeroporto ha sottoscritto un contratto pay per use<\/strong> con Sedoc, Imaging and Printing Partner HP, della durata di quattro anni, che comprende la locazione di Stampanti Multifunzione HP, monitorate in remoto tramite il software HP Web Jetadmin. La stampa viene monitorata e controllata tramite una soluzione \u2018pull print\u2019 SafeCom personalizzata.
        \nCome conseguenza, le chiamate all\u2019assistenza sono passate da 15-20 al mese a una o nessuna; i problemi di manutenzione sono diminuiti, consentendo all\u2019aeroporto un risparmio del 40% sui costi di manutenzione delle soluzioni di stampa; il rapporto utenti\/ stampanti \u00e8 passato da 1,4 : 1 a 3,2 : 1. Grazie al contratto i costi di stampa dell\u2019aeroporto sono stati ridotti e c\u2019\u00e8 stata una riduzione media di 200.000 pagine stampate all\u2019anno<\/strong>. Oggi i costi di stampa possono essere rintracciati e addebitati al centro di costo adeguato, rendendo la pianificazione pi\u00f9 semplice attraverso fatturazioni mensili.<\/li>\n<\/ol>\n

        \"Romano<\/a>Romano Zanon, Oki Systems Italia<\/strong><\/p>\n

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        1. Lo sviluppo MPS \u00e8 stato reso possibile da un cambiamento della cultura aziendale contingente alla crisi economica che ha imposto l\u2019ottimizzazione e la razionalizzazione<\/strong> dei sistemi di stampa all\u2019interno dell\u2019infrastruttura IT.
          \nSe inizialmente, i dispositivi di stampa erano acquistati focalizzandosi sul costo di acquisto piuttosto che sui costi di gestione e utilizzo, col tempo \u00e8 subentrata una nuova fase in cui gli IT Manager e i Responsabili Acquisti delle piccole e medie imprese necessitano di tenere sotto controllo i costi, sia economici che ambientali, legati al printing.
          \nDiventa prioritario, quindi, un ambiente di stampa omogeneo<\/strong> che incrementi la produttivit\u00e0, assicuri un livello di sicurezza elevato dei documenti e ottimizzi lo spazio fisico occupato dal parco stampanti, che \u00e8 un problema non trascurabile nei contesti attuali aziendali.
          \nL\u2019eccellenza del servizio MPS erogato \u00e8 una discriminante fondamentale per competere in questo nuovo modello di Business e per soddisfare le richieste sempre pi\u00f9 esigenti dei clienti.
          \nNoi di OKI lo sappiamo perfettamente ed \u00e8 per questo che proponiamo Print Optimizer, un\u2019offerta vantaggiosa articolata in quattro step: analisi, proposta, fornitura e gestione<\/strong>. Grazie a questo processo consentiamo alle aziende di guadagnare su pi\u00f9 fronti: in termini di visibilit\u00e0 sulle spese di printing sostenute, di supporto e di tempo, in quanto l\u2019IT viene sgravato dagli impegni legati alle periferiche di stampa.<\/li>\n
        2. Per lungo tempo la stampante desktop \u00e8 stata considerata una sorta di benefit aziendale, grazie alla quale l\u2019individuo singolo diventava pi\u00f9 produttivo. Per modificare tale status quo, il fattore umano \u00e8 determinante; il cambiamento va facilitato promuovendo una nuova politica di stampa<\/strong> che coinvolga tutti i livelli aziendali, dai piani alti a quelli bassi, perch\u00e9 tutti comprendano fino in fondo i reali vantaggi di business derivanti dall\u2019adozione di sistemi di stampa gestita. Non a caso uno dei punti focali<\/strong> del programma di OKI \u00e8 l\u2019approccio consulenziale: non forniamo semplici macchine ma partner affidabili che contribuiscono a generare valore aziendale.<\/li>\n
        3. Scegliendo OKI Print Optimizer<\/strong>, la soluzione Managed Print Services firmata OKI, le piccole e medie imprese, le grandi aziende e le aziende del settore pubblico possono contare su un risparmio garantito fino al 20%<\/strong> sui costi di stampa. Ma abbiamo al nostro attivo anche casi di maggior successo. Una famosa catena di hotel di lusso, che ha deciso di adottare i nostri servizi di stampa gestita ha visto letteralmente decurtati di oltre il 30% i costi annui di stampa. La fase iniziale di analisi<\/strong> ha permesso all\u2019azienda di venire a conoscenza della quantit\u00e0 di pagine annue stampate<\/strong>, un dato spesso sconosciuto a molti, e quindi di conseguenza, sono emersi i costi associati.
          \nLa sostituzione delle macchine risultate obsolete e la gestione da remoto del parco macchine ha consentito di ottimizzare e ridurre ulteriormente i costi legati al supporto e il tempo ad esso dedicato. Ma \u00e8 soprattutto in termini di efficienza energetica<\/strong> che la catena alberghiera ha tratto i maggiori vantaggi: sia in termini di risparmio economico sulla bolletta che di minore impatto ambientale, estendendo le credenziali dell\u2019azienda in materia ambientale.<\/li>\n<\/ol>\n

          \"Adriano<\/a>Adriano Zuradelli, Kyocera Document Solutions<\/strong><\/p>\n

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          1. I nostri Managed Document Services hanno l\u2019obiettivo di generare un risparmio costante e migliorare l\u2019utilizzo dei dispositivi<\/strong>, oltre a razionalizzare le procedure di manutenzione e sostituzione dei sistemi, per l\u2019ottimizzazione dell\u2019intero processodocumentale. La scelta di migrare verso un ambiente di stampa ottimizzato porta chiari benefici anche all\u2019ambiente grazie alla riduzione dell\u2019uso della carta e dell\u2019energia, rispondendo ai requisiti normativi che obbligano le aziende a monitorare e a controllare l\u2019impatto ambientale delle loro attivit\u00e0.
            \nE\u2019 dunque comprensibile che un\u2019azienda scelga oggi di prediligere un ambiente di stampa gestito e siamo certi che questo sia un processo ormai inarrestabile. Naturalmente non \u00e8 da sottovalutare che l\u2019evoluzione del mercato abbia creato una domanda diversificata e in continuo mutamento.
            \nDa qui il valore aggiunto di un approccio al cliente consulenziale e personalizzato, strategia sulla quale da sempre si fonda il nostro Gruppo per rispondere alla richieste del mercato.
            \nLa nostra esperienza comprende ambienti dove curiamo da poche decine di device a qualche migliaia; ogni realt\u00e0 ha le sue specifiche richieste che possono essere di diversa natura. Per ottenere risultati significativi nel tempo, lo strumento fondamentale \u00e8 il monitoraggio remoto sulle attivit\u00e0<\/strong>, che consente di prevedere le criticit\u00e0 e di gestirle, oltre a perseguire il miglioramento continuo.<\/li>\n
          2. In Kyocera Document Solutions diamo un grande valore al fattore education, che si traduce in una formazione costante del nostro dealer network.
            \nLa formazione della nostra rete di Business Partner si traduce in un investimento anche sui clienti finali<\/strong>, che sono accompagnati verso la comprensione e l\u2019utilizzo di un sistema di stampa gestito<\/strong>. I benefici di un approccio strutturato delle stampe vengono illustrati con dati inconfutabili, rendendo evidente anche ai non addetti ai lavori che l\u2019aumento dell\u2019efficienza e la riduzione dei consumi e dei costi pu\u00f2 diventare l\u2019elemento vincente del business aziendale. L\u2019abbandono della stampante personale diventa una piccola rinuncia, se viene vista nell\u2019ottica dell\u2019implementazione di una visione innovativa della stampa in azienda.<\/li>\n
          3. Il Gruppo Angelini<\/strong> aveva l\u2019esigenza di ottimizzare il parco stampanti e multifunzione installato per ridurre i costi di gestione; implementare l\u2019efficienza del flusso documentale in azienda; ottenere compatibilit\u00e0 operativa nei differenti ambienti di rete e semplificare la gestione amministrativa e finanziaria dell\u2019intero parco.
            \nNelle sedi del Gruppo Angelini sono state installate stampanti e dispositivi multifunzione, oltre che soluzioni software avanzate, per produrre documentazione di vario tipo e ottimizzare le performance aziendali. Attraverso il supporto di Print Communication<\/strong>, Brand Dealer Kyocera, sono stati installati 190 dispositivi multifunzione e 40 stampanti nelle aziende appartenenti al Gruppo farmaceutico.
            \nPer rispondere alle esigenze del Gruppo Angelini e fornire un servizio post-vendita a valore aggiunto, \u00e8 stato inoltre installato il software KYOcount 5.0, che ha permesso di gestire e monitorare centralmente le apparecchiature installate su tutto il territorio nazionale, con la possibilit\u00e0 di effettuare interventi di primo ripristino con personale interno e nel contempo essere sempre gestiti in forma preventiva da Print Communication.
            \nGrazie alle soluzioni Kyocera, il Gruppo ha migliorato produttivit\u00e0 e performance dei processi documentali, ottenendo un risparmio economico immediato pari al 18% e dimostrando ampiamente i benefici produttivi ed economici di un servizio di stampa gestito.<\/li>\n<\/ol>\n

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            \"Laura<\/a>Laura Venturini, Ricoh Italia<\/strong><\/p>\n

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            1. Un numero sempre maggiore di aziende ricorre all\u2019outsourcing di sistemi e di processi IT con l\u2019obiettivo da un lato di concentrarsi sul proprio core business<\/strong> e dall\u2019altro di ottenere vantaggi che vanno dalla riduzione dei costi, alla flessibilit\u00e0, alla possibilit\u00e0 di accedere alle competenze e alle risorse specialistiche del fornitore.
              \nI Managed Document Services rispondono a queste esigenze per quanto riguarda il document management consentendo di migliorare la gestione del printing e dei documenti. Le aziende stanno rivedendo le proprie strategie in questo ambito in una logica di outsourcing e di servizi di stampa gestiti<\/strong>. Con gli MDS l\u2019infrastruttura tecnologica viene costantemente monitorata<\/strong> con l\u2019obiettivo, da un lato, di fare evolvere il progetto man mano che cambiano le esigenze aziendali e, dall\u2019altro, di individuare ulteriori aree di miglioramento in ambiti quali innovazione tecnologica, riduzione dei costi e dell\u2019impatto ambientale, sicurezza delle informazioni, maggiore efficienza dei processi e incremento dei livelli di servizio.
              \nSi tratta quindi di progetti che hanno un impatto importante sull\u2019organizzazione e le aziende che offrono questo tipo di servizi devono garantire competenze consulenziali e di processo<\/strong>. Solo partendo da una fase di analisi della situazione \u2018as is\u2019 \u00e8 possibile sviluppare un progetto personalizzato e in grado di rispondere alle effettive esigenze.<\/li>\n
            2. \u00a0La tecnologia fine a se stessa non consente alle aziende di ottenere benefici nel lungo periodo e in un progetto di document management \u00e8 necessario considerare la sfida legata al coinvolgimento dei dipendenti nelle nuove strategie<\/strong>. La fase di progettazione del nuovo ambiente di stampa dovrebbe essere sempre preceduta da una fase di auditing<\/strong> in cui si analizzano le esigenze dell\u2019azienda nel suo complesso e degli utenti, intervistando i key user<\/strong> per comprendere quali soluzioni, sia hardware che software, possano supportarli al meglio nello svolgimento delle loro attivit\u00e0. Una volta implementata la nuova infrastruttura tecnologica, gli utenti devono essere supportati nei cambiamenti organizzativi<\/strong> affinch\u00e9 comprendano le potenzialit\u00e0 delle nuove soluzioni e le utilizzino al meglio. La gestione dei cambiamento, che presuppone il coinvolgimento dei responsabili, deve essere quindi parte integrante del processo di implementazione e rimanere un focus importante nell\u2019arco dell\u2019intera durata del contratto. L\u2019intervento di un professionista proveniente dall\u2019esterno con esperienza nella gestione del change management pu\u00f2 costituire il modo migliore per raggiungere risultati significativi e duraturi nel tempo.<\/li>\n
            3. Tra le priorit\u00e0 dei CIO trovano sempre pi\u00f9 spazio obiettivi di efficienza e produttivit\u00e0, oltre che di riduzione del TCO dell\u2019IT. I Managed Document Services di Ricoh consentono di raggiungere questi obiettivi portando prima di tutto a una significativa riduzione dei costi<\/strong>, riduzione che pu\u00f2 arrivare anche al 30% rispetto alla situazione di partenza.<\/li>\n<\/ol>\n

              \"Stefano<\/a>Stefano Rosa, Toshiba TEC Italia<\/strong><\/p>\n

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              1. In un momento di crisi economica per salvaguardare i profitti<\/strong> si pone attenzione sulla voci di spesa. Tra queste sta diventando sempre pi\u00f9 considerevole quella inerente la produzione delle pagine stampate, ed \u00e8 questo l\u2019ambito in cui \u201cservizi di stampa gestiti\u201d operano con successo<\/strong>.
                \nLe aziende stanno prendendo coscienza del problema, rendendosi conto che la soluzione pu\u00f2 arrivare solo da un partner qualificato che riprogetti la gestione documentale riducendone il costo. Un\u2019 azienda, nel mondo dell\u2019 Imaging per soddisfare appieno l\u2019esigenza dei propri clienti deve disporre di prodotti, software e servizi che amalgamati insieme siano in grado di costituire la giusta soluzione per la singola necessit\u00e0 del proprio cliente<\/strong>.<\/li>\n
              2. Il \u201cfattore umano\u201d, se preso sottogamba, a volte pu\u00f2 trasformare un progetto vincente in un vero e proprio flop<\/strong>, allo stesso modo per\u00f2, pu\u00f2 anche diventare un forte acceleratore che dipana ogni possibile dubbio sulla validit\u00e0 o meno di un progetto.
                \nOgni azienda cliente ha delle figure professionali che fanno di un oggetto aziendale un elemento di prestigio, e se qualcuno, senza dargli le corrette motivazioni lo priva dello stesso, state certi che far\u00e0 di tutto per far fallire il progetto. Altro risultato si ottiene se si spiega quali sono i vantaggi che l\u2019azienda e lui stesso ottengono portando a termine il progetto.
                \nDiventa fondamentale quindi saper gestire il cambiamento nell\u2019 azienda<\/strong> cliente attraverso una corretta comunicazione che deve avvenire durante tutte le fasi del progetto e deve coinvolgere tutte le figure professionali chiave, facendogli percepire i vantaggi che verranno introdotti, sia a livello personale (qualit\u00e0 nella produzione del documento, riservatezza delle informazioni, alta disponibilit\u00e0 di dispositivi, facilit\u00e0 di gestione dei documenti) che aziendali (abbattimento dei costi di gestione, risorse umane liberate per dedicarle ad attivit\u00e0 \u201ccore\u201d, controllo sistematico dei costi). Toshiba include in ogni contratto MPS la certificazione \u201cCarbon Zero Scheme\u201d, il programma che in collaborazione con CO2balance, concorre alla realizzazione di progetti globali destinati alla riduzione delle emissioni di Anidride Carbonica<\/li>\n
              3. L\u2019ultimo progetto MPS nato in Toshiba, ci vede partner di un gruppo con pi\u00f9 di 30 sedi in Italia. Questo gruppo , molto complesso per dimensioni e capillarit\u00e0 ha ottenuto vantaggi:\n