{"id":222,"date":"2011-10-31T10:35:12","date_gmt":"2011-10-31T10:35:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/?p=222"},"modified":"2011-12-12T10:39:45","modified_gmt":"2011-12-12T10:39:45","slug":"ged-tra-mito-leggenda-realta","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/2011\/10\/31\/ged-tra-mito-leggenda-realta\/","title":{"rendered":"Ged tra mito, leggenda, realt\u00e0"},"content":{"rendered":"

Gestione elettronica documentale, interrogativi e risposte non cambiano. Cambiamo almeno le Prospettive<\/strong><\/em>\u00a0<\/p>\n

\u201cCarneade chi era costui?\u201d la domanda tormentava il Don Abbondio manzoniano tanto che carneade viene ancora usato per antonomasia a indicare qualcuno o qualcosa di totalmente o parzialmente sconosciuto. Allora come ora, il soggetto era ed \u00e8 noto: famoso per le doti oratorie, viene ascritto ai filosofi minori del II secolo a.C. La premessa serve per capire che bisogna andar oltre la superficie di nozioni e definizioni: la curiosit\u00e0 ci deve sospingere ad approfondire per poi poter costruire percorsi di crescita e di sviluppo. Nell\u2019ambito in cui lavoriamo ci si pu\u00f2 do – mandare cos\u2019\u00e8 la gestione dei documenti, cosa significa Dms e qual \u00e8 la differenza tra quello che si fa abitualmente \u2013 salvare un file con un nome evocativo in una cartella con un nome altrettanto evocativo \u2013 e l\u2019archiviazione elettronica, e cos\u2019\u00e8 che viene sostituito nella omonima conservazione. Dopo oltre un lustro di bombardamento semantico, dare un senso alle parole diventa un\u2019impresa. La corsa tra il legislatore, che periodicamente ci invade con nuove e sempre pi\u00f9 articolate e complicate enunciazioni giuridiche, e coloro che con altrettanta invadenza lessicale interpretano il senso di tali enunciazioni, sembra non trovare fine. Oggi come ieri, gli interrogativi degli utenti sono sempre gli stessi. Cos\u00ec come le risposte e le soluzioni proposte. Esiste una ricetta valida per tutti? C\u2019\u00e8 una definizione universale che possa andar bene per tutti? Probabilmente no;\u00a0 una base di riferimento comune deve essere trovata e condivisa perch\u00e9 venga trasferita e dia quell\u2019impulso necessario al vero sviluppo.<\/p>\n

CON OCCHI TECNOLOGICI<\/strong>
\nIl percorso imposto dal legislatore vincola ad avvalerci del digitale come elemento di sviluppo e competitivit\u00e0; al binomio \u201cobbligo e sanzione\u201d il mercato dell\u2019offerta cerca di rispondere con l\u2019accoppiata \u201cinnovazione e risparmio\u201d. Due sono le scuole di pensiero che caratterizzano l\u2019offerta: una propone l\u2019approccio tecnologico, l\u2019altra il giuridico. Il primo propone soluzioni che esasperano e stressano l\u2019organizzazione delle aziende (pubbliche e private), esaltando questioni quali innovazione, integrazione e sicurezza. Il linguaggio utilizzato \u00e8 in genere recepito solo dagli esperti informatici e sostanzialmente rigettato dalle altre componenti aziendali. Ne deriva un conflitto che nel migliore dei casi rende meno efficace il risultato. Quest\u2019approccio apre alla \u201cbalcanizzazione della gestione documentale, ossia alla tendenza a crearsi la propria soluzione di reparto, spesso in antitesi con le scelte generali e comunque troppo calata su specifiche e personalissime interpretazioni tecniche-organizzative.<\/p>\n

CON OCCHI DA AVVOCATO<\/strong>
\nL\u2019approccio giuridico mette al centro l\u2019interpretazione della normativa, l\u2019analisi dei processi dal punto di vista degli obblighi e delle sanzioni, proponendo specifiche operative che non trovano ragionevoli soluzioni applicative, con l\u2019esasperazione della compliance giuridica, in danno all\u2019efficienza operativa. Quest\u2019impostazione trova ascolto presso il management a – ziendale, molto spesso interessato ad an – nullare qualsiasi forma, anche astratta, di profilo sanzionatorio, rispetto alla valutazione dei potenziali vantaggi organizzativi. In molti casi tutto ci\u00f2 rende molto complessa la definizione di un progetto sostenibile dal punto di vista economico e organizzativo, confondendo aspetti operativi con aspetti impositivi. L\u2019errore principale che scaturisce da que- sta impostazione \u00e8 per esempio adottare soluzioni di Conservazione Sostitutiva in luogo di una soluzione di archiviazione elettronica, sottomettendo, quindi, esigenze pratiche di gestione aziendale a esigenze di tipo giuridico.<\/p>\n

LA TERZA VIA<\/strong>
\nOltre ai due citati, esistono altri approcci, declinazioni specifiche per ogni realt\u00e0 che partendo da una base comune sviluppano progetti su misura per quella determinata organizzazione e in funzione di quel peculiare modello di business. Il primo passo da compiere \u00e8 scoprire finalmente chi era \u201cCarneade\u201d. Su questo punto, il ministro Brunetta ha recentemente dato una felicissima risposta in occasione della presentazione dei risultati del primo periodo di funzionamento del sistema dei \u201ccertificati medici\u201d digitali. In mezzo alle cifre e ai dati, con l\u2019indicazione dei risparmi per l\u2019Inps, le aziende e i dipendenti, il ministro ha dichiarato: \u201cOltre a quanto detto sulle cifre risparmiate, il vero valore di tutto questo sta nella possibilit\u00e0 di profilare la domanda di salute dei lavoratori dipendenti in ogni singola regione\u201d. In sintesi Brunetta afferma che il valore di quest\u2019operazione risiede nella possibilit\u00e0 di gestire le informazioni contenute nei certificati, per ottenere dati utili ad adeguare i servizi e l\u2019offerta sanitaria Regione per Regione. In altre parole: non \u00e8 importante che i certificati digitali non occuperanno metri cubi di spazio negli archivi e che risparmieremo centinaia di milioni di euro in raccomandate non spedite; la cosa fondamentale \u00e8 che per la prima volta sar\u00e0 possibile ottenere utili informazioni che opportunamente incrociate renderanno pi\u00f9 efficaci ed efficienti i servizi correlati con enormi risparmi per il sistema paese.<\/p>\n

IL GIOCO VALE LA CANDELA<\/strong>
\nApplicando questa visione alla realt\u00e0 aziendale si nota che il vero valore sta ap \u2013 punto nella disponibilit\u00e0 di informazioni utili altrimenti non reperibili che, se combinate e messe opportunamente in relazione, forniscono dati e risultati validi a mi – gliorare i processi aziendali, a ottimizzare le risorse e a risparmiare, sviluppando e accrescendo la competitivit\u00e0. Se cos\u00ec non fosse, il gioco non varrebbe la candela. Si prenda come esempio la situazione di presunta discriminazione introdotta da Agenzia delle Entrate tra i contribuenti che gestiscono i documenti in forma cartacea e quelli che sono passati al digitale. Chi gestisce carta non ha particolari ob – blighi e procedure da rispettare, mentre chi \u00e8 passato al digitale tra firme digitali, marche temporali, responsabili e manuali deve scrupolosamente attenersi a un coa – cervo di pratiche aggiuntive per essere in regola. Considerando che ogni anno de ve avvenire l\u2019autodenuncia che prevede in vio telematico degli archivi al l\u2019A genzia con tanto di indicazione di nomi cognomi e codice fiscale di tutti gli attori in campo \u2013 contribuente, responsabile, delegati, in – ter mediari \u2013, la discriminazione appare ancora pi\u00f9 evidente.<\/p>\n

LA CARTA VINCENTE<\/strong>
\nValutando la questione da altra ottica, scopriamo per\u00f2 che il \u201ccontribuente digitale\u201d ha un\u2019opportunit\u00e0 in pi\u00f9 rispetto al \u201ccontribuente analogico\u201d: il controllo. In – crociando i dati dei documenti fiscali, si possono eseguire controlli approfonditi e immediati, risolvendo piccoli e grandi er – rori gestionali che se non verificati espongono le aziende a rischi sanzionatori gravi. Molto spesso gestendo solo carta tali problemi vengono rilevati quando \u00e8 troppo tardi, ovvero durante controlli e visite ispettive. \u00c8 possibile affermare perci\u00f2 che la ge – stione elettronica documentale \u00e8, o potrebbe essere, il cuore del sistema dell\u2019amministrazione dei contenuti e delle informazioni aziendali, quindi fonte di sviluppo e profitto. In subordine, attraverso la gestione elettronica dei documenti, si ottengono lo svuotamento degli archivi cartacei, il saving sulle spese postali e la razionalizzazione delle risorse umane. Pertanto dovremmo provare a introdurre una crasi tra Ecm (Enterprise Content Ma nagement) e Dms (Document Ma – nagement System) dove l\u2019analisi e l\u2019amministrazione dei contenuti sono il fine e la gestione dei documenti che li contengono il mezzo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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