{"id":2189,"date":"2012-03-15T10:00:07","date_gmt":"2012-03-15T09:00:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/?p=2189"},"modified":"2012-03-19T16:13:24","modified_gmt":"2012-03-19T15:13:24","slug":"i-direttori-dorchestra-della-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/2012\/03\/15\/i-direttori-dorchestra-della-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"I direttori d’orchestra della gestione documentale"},"content":{"rendered":"

Creazione, formattazione, conversione e output \u2013 la produzione dei documenti \u00e8 un incrocio complesso di tanti programmi diversi e non sempre fila tutto liscio; ogni modifica necessita una riconfigurazione impegnativa. Ma non \u00e8 cos\u00ec se l\u2019automatizzazione e il controllo dei processi avviene con il supporto di software di alto livello.<\/p>\n

Anche quando i lavori di stampa provengono da fonti o da clienti diversi, emergono sempre degli elementi comuni. Nella fatturazione, ad esempio, il flusso dei dati in entrata viene elaborato e convertito. Si aggiunge un logo e poi viene formattato ogni singolo documento. I documenti sono poi ordinati per l\u2019output in base all\u2019ottimizzazione dell\u2019invio e della logistica.\u00a0 Infine i dati vengono inviati al sistema di stampa pi\u00f9 adeguato. Nella maggior parte delle aziende, queste funzioni sono svolte con programmi diversi.\u00a0 A volte un solo passaggio di lavorazione pu\u00f2 richiedere diversi applicativi, come per esempio la conversione. Uno scenario tipico potrebbe essere: un nuovo flusso di dati, improvvisamente aggiunto, non pu\u00f2 essere elaborato con il vecchio software; quindi si getta subito nella mischia ancora un ulteriore programma.<\/p>\n

Il problema \u00e8 che spesso i singoli programmi vanno aperti manualmente e per lo pi\u00f9 con un ordine ben preciso; lo svantaggio \u00e8 che i lavori di stampa in attesa non possono essere elaborati in parallelo, ma soltanto l\u2019uno dopo l\u2019altro. Il risultato: ingorghi o tempi di inattivit\u00e0, soprattutto nel caso di progetti complessi. Tuttavia, l\u2019elaborazione sequenziale degli ordini non \u00e8 sempre necessaria. Si possono, per esempio, smistare i documenti in qualsiasi momento prima della stampa.<\/p>\n

Sono inoltre pi\u00f9 difficili il monitoraggio e l\u2019analisi. Se si verificano errori nel processo, tutti i logfile di tutti i programmi devono essere analizzati uno per uno. Considerate: da un flusso di dati da 10.000 documenti ne vengono generati e inviati correttamente 9.998. Ma gli altri due? Dove e perch\u00e9 sono rimasti bloccati? Si tratta di un errore di formattazione? Si sono verificati problemi di conversione? Identificare l\u2019errore diventa come trovare il famoso ago nel pagliaio.<\/p>\n

Tutto sotto un solo tetto<\/strong>
\nCi\u00f2 che manca \u00e8 una singola “istanza” che registri in modo affidabile quando, dove e come si \u00e8 elaborato ogni documento. Servirebbe un applicativo software che controllasse e monitorasse tutti i programmi. Potrebbe ottimizzare la distribuzione del carico tra le risorse di software e di hardware esistenti, controllare i risultati e integrare tutti i logfile per l\u2019analisi. Se si verificasse un errore, l\u2019utente potrebbe entrare direttamente nel relativo programma e identificare la causa in base al log di processo.<\/p>\n

Tali applicativi in questo settore si chiamano “document process management solutions” o a volte “ERP systems for documents”.\u00a0 Come il software ERP (enterprise resource planning) che integra la gestione dell\u2019inventario, le vendite e la contabilit\u00e0 in un solo sistema, queste soluzioni forniscono una mappatura del processo globale di gestione output di un\u2019azienda. Permettono l\u2019automatizzazione di tutti i processi software-dipendenti. Per esempio, si possono collegare sistemi esterni e cos\u00ec permettere a un fornitore di stampa di linkarsi con il sistema di un cliente. Anche le attivit\u00e0 di immissione ordini e di fatturazione possono essere svolte in automatico.<\/p>\n

Ci\u00f2 che conta \u00e8 l\u2019interazione<\/strong>
\nNon \u00e8 da sottovalutare l\u2019entit\u00e0 di tale integrazione; l\u2019interazione tra tanti programmi diversi \u00e8 un campo minato. Spesso le interfacce non funzionano in modo corretto; i dati non sempre passano da un applicativo all\u2019altro in modo “pulito”.\u00a0 Purtroppo tutto ci\u00f2 si scopre soltanto alla fine di un ciclo di elaborazione. In un sistema di document workflow management, invece, i programmi vengono interrogati dopo ogni passaggio in modo da garantire il buon esito del processo.\u00a0 Ci\u00f2 permette all\u2019operatore di intervenire tempestivamente nel caso si verifichi un problema. Non si tratta di sostituire i programmi stessi, ma di ottimizzare la loro interazione e di automatizzare i processi associati.<\/p>\n

Prendiamo un esempio: i fornitori di stampa ricevono i documenti dai clienti (brochure, mailing, manifesti, ecc.), normalmente in formato PDF. Non sempre i documenti saranno perfetti \u2013 possono esserci dei font mancanti, immagini con risoluzione errata o con colori sbagliati. Il problema: di solito i PDF vengono controllati appena prima di stampare. Ora, potremmo anche dire, qual \u00e8 il problema? Ma se il lavoro di stampa fosse da completare entro un giorno e se il cliente non fosse rintracciabile per rispondere alle domande? Questa \u00e8 una situazione facile da evitare se, per esempio, avete la disponibilit\u00e0 di uno strumento che controlli la plausibilit\u00e0 e la completezza del PDF in entrata sin dall\u2019inizio del processo. L\u2019operatore responsabile viene avvertito immediatamente, ad esempio per sms, se c\u2019\u00e8 qualche problema. Questo tipo di meccanismo di controllo automatizzato \u00e8 piuttosto facile da installare sui sistemi di document management.\u00a0<\/p>\n

Non c\u2019\u00e8 bisogno di ricominciare da capo<\/strong>
\nInoltre, i sistemi di document management hanno il vantaggio di essere facili da configurare tramite un\u2019interfaccia grafica. Utilizzando i singoli moduli, l\u2019utente pu\u00f2 costruire il proprio processo con un minimo di conoscenze informatiche. Sono sufficienti pochi clic col mouse per specificare quali flussi vanno convertiti e con quali formati in output, o quali documenti vanno in output per quali canali. E\u2019 facile anche espandere i sistemi di document workflow management con moduli aggiuntivi. Se cambia un passaggio di lavorazione, viene impostata una nuova linea di stampa e finitura, oppure se vengono aggiunti dei clienti con nuovi flussi di dati, di solito basta modificare graficamente i workflow prestabiliti in base alle nuove condizioni. Se necessario, un workflow esistente pu\u00f2 essere semplicemente copiato e modificato. Il sistema stesso rimane sempre operativo. Senza questi strumenti, bisognerebbe riconfigurare l\u2019intero workflow (analisi del flusso di dati in entrata, conversione, formattazione, bobinatura, ecc.) per ogni minima modifica o aggiunta.<\/p>\n

I sistemi di document workflow management collegano e controllano i singoli passaggi necessari per la produzione complessa, in un solo processo completamente automatizzato.\u00a0 Tra i vantaggi per l\u2019utente:<\/p>\n