{"id":12552,"date":"2013-11-15T09:00:05","date_gmt":"2013-11-15T08:00:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/?p=12552"},"modified":"2014-07-16T08:55:12","modified_gmt":"2014-07-16T07:55:12","slug":"loutput-mangement-in-un-mondo-it-che-cambia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/2013\/11\/15\/loutput-mangement-in-un-mondo-it-che-cambia\/","title":{"rendered":"L’Output Management in un mondo IT che cambia"},"content":{"rendered":"

Il ritmo del cambiamento nel mondo IT stupisce anche gli addetti ai lavori. Chi avrebbe immaginato che prodotti consumer come gli smartphone avrebbero posto ai professionisti dell’IT sfide cos\u00ec difficili? O chi avrebbe potuto prevedere come la pletora di nuovi canali comunicativi avrebbe impattato il settore? O ancora, come l’output management potesse tenere il passo di questa (ri)evoluzione? La rivista tedesca BIT, specializzata in tematiche di Business Process e Output Management, ha intervistato Harald Grumser<\/strong>, Ceo di Compart<\/strong>, per avere un quadro degli ultimi trend dell’IT e del mondo della comunicazione.<\/p>\n

L’Output Management fino a non molto tempo fa era un\u00a0 settore di nicchia, a cui ci si rivolgeva solamente per trasformare flussi di dati in documenti fisici. Cos’\u00e8 cambiato?<\/strong><\/p>\n

L’OM non \u00e8 pi\u00f9 semplicemente l’invio di lettere in un centro stampa, oggi si \u00e8 evoluto fino a diventare un vero e proprio hub centralizzato della comunicazione coi clienti – o almeno \u00e8 quanto noi produttori di software sogniamo. Scherzi a parte, il mutamento delle esigenze dei clienti ha portato a dover rivedere tutti i requisiti di gestione dei vari canali e questo, assieme al salto tecnologico dovuto al prorompente ingresso del colore in questo settore, hanno generato negli ultimi 5 anni una mole di cambiamenti inesistente nei precedenti 15. E diventa sempre pi\u00f9 richiesta la possibilit\u00e0 di integrare nuovi software in strutture gi\u00e0 esistenti senza soluzione di continuit\u00e0.<\/p>\n

Il top management e i responsabili IT delle aziende comprendono appieno il potenziale dell’OM?<\/strong><\/p>\n

Il problema non \u00e8 ancora stato completamente assorbito dalle aziende, ma ritengo che chi si occupa di IT si renda conto che l’OM sia una parte fondamentale dell’intera architettura.<\/p>\n

Oggi l’OM \u00e8 al centro dell’attenzione. Quali trend ritiene che siano importanti sul lungo periodo?<\/strong><\/p>\n

Per quanto riguarda le tendenze generali penso che il cloud, il mobile e i social avranno un impatto lungo e duraturo. Soprattutto all’inizio i big data giocheranno invece un ruolo meno prominente. I problemi che vengono maggiormente sentiti sono quelli relativi ai costi, alla necessit\u00e0 di essere flessibili senza compiere grandi investimenti e al riuscire a mantenere i clienti acquisiti.<\/p>\n

Quali sono le richieste che questi trend generali fanno alle aziende? Come possono prepararsi?<\/strong><\/p>\n

Le aziende in primo luogo hanno bisogno di sviluppare competenze nel coordinamento delle diverse applicazioni e dei canali di comunicazione. Una rigida suddivisione di compiti in differenti team non \u00e8 la via da percorrere; e purtroppo non \u00e8 uno scherzo, tante aziende hanno persone o gruppi di persone esperti in un singolo settore ma che non sanno nulla degli altri, e tutto questo senza coordinamento non porta da nessuna parte. Se si sta cadendo dal centesimo piano, \u00e8 insensato guardare a quanto tranquilla \u00e8 stata la caduta fino al decimo, perch\u00e9 \u00e8 proprio da l\u00ec che inizia il vero problema.<\/p>\n

Quali sono i trend particolari di questo settore e quali sono i pi\u00f9 importanti?<\/strong><\/p>\n

Attualmente siamo al centro di due trend di vasta portata e dalle conseguenze dirompenti. La spedizione elettronica ha un grande impatto: la carta non pu\u00f2 avere link, ma pu\u00f2 avere QR Code. Dunque mi aspetto che le spedizioni cartacee rechino questi ultimi, mentre le mail usino i link e non a loro volta i QR. E questo \u00e8 solo un esempio banale.<\/p>\n

Poi c’\u00e8 la questione del colore, che costringe a rivedere completamente il concetto di “make or buy” in quanto i costi sono molto elevati. Qualunque sia la scelta, bisogna guardare a dove stanno le migliori possibilit\u00e0 di interfaccia logistica: se mando tutto in outsurcing, l’archiviazione \u00e8 anch’essa esterna o devo prevedere un canale per far tornare i documenti in casa? Per contro, se faccio tutto all’interno, lasciando in appalto solamente la stampa vera e propria, allora anche la fase di creazione dovr\u00e0 essere gestita internamente, richiedendo quindi risorse dedicate. E sono solo alcune delle possibili considerazioni da fare.<\/p>\n

Compart si pone l’obbiettivo di rispondere il prima possibile ai trend pi\u00f9 importanti, ma senza cercare di inseguirli tutti. Come distinguete quelli da seguire? C0sa fate per soddisfare le richieste che il mondo IT sta avanzando?<\/strong><\/p>\n

Siamo ben lontani dall’aver trovato la chiave magica a tutte le porte, ma abbiamo la fortuna di poter lavorare a stretto contatto con oltre 1200 clienti in 40 paesi. Guardare al successo di e-Boks in Danimarca, ai tassi di outsourcing degli Usa, alle attivit\u00e0 delle 10 principali organizzazioni postali dell’America Latina e ai tassi di cambiamenti di Deautsche Post ti permette di avere un quadro molto pi\u00f9 ampio e dettagliato di quello che avresti guardando a uno solo di questi aspetti. Accanto a questo, ovviamente, investiamo molto in ricerche di mercato e ne facciamo di nostre.<\/p>\n

Uno dei trend che a malapena cresce \u00e8 quello relativo al transpromo? Dove si colloca adesso?<\/strong><\/p>\n

Qualche anno fa il transpromo \u00e8 stato inventato per giustificare i maggiori costi nella stampa a colori. Io credo che nel momento in cui il colore diverr\u00e0 un mezzo per avere costi strutturali pi\u00f9 bassi invece che tassi di risposta pi\u00f9 alti avremo sempre pi\u00f9 dati che passano dai sistemi di CMR alla fase di preparazione dei documenti; o addirittura, grazie a metadati migliori, arriveremo a fare sotto un altro nome quello che oggi definiamo transpromo.<\/p>\n

I white paper e il materiale aziendale non prestampato rappresentano un altro trend lento. Che futuro vedi per questo e cosa sta facendo Compart in merito?<\/strong><\/p>\n

Il rimpiazzo dei prestampati ha fatto, secondo me, gi\u00e0 degli ottimi progressi. La stampa simultanea di allegati \u00e8 molto sottovalutata, ma necessita di know-how cromatico e di stampa full-bleed. La stampa di buste bianche \u00e8 invece ancora in fase iniziale. Per conto mio sono convinto che il futuro sia nel rotolo di carta bianca e nelle nostre soluzioni stiamo facendo il possibile affinch\u00e9 questo passaggio risulti il pi\u00f9 facile possibile.<\/p>\n

In che misura l’idea di soluzioni white paper o a colori sta attecchendo?<\/strong><\/p>\n

Al di l\u00e0 dell’abbandono dei prestampati, vedo sempre pi\u00f9 applicazioni usare il colore per avvantaggiare il cliente, ad esempio rendendo il messaggio pi\u00f9 leggibile. E’ solo una questione di tempo prima che anche il pi\u00f9 sfegatato fan del bianco e nero sia costretto a passare al colore, sotto l’implacabile spinta dei clienti. Inoltre il colore rende la carta un prodotto premium. Siamo cos\u00ec desensibilizzati dal volume di posta elettronica che riceviamo che un’esperienza tattile pu\u00f2 garantire alla comunicazione un’attenzione decisamente pi\u00f9 elevata.<\/p>\n

Sempre pi\u00f9 aziende stanno passando alla stampa a colori, in particolare per le comunicazioni coi clienti e le relazioni interne. Compart come sostiene questo cambiamento?<\/strong><\/p>\n

Una volta padroneggiati i profili colore, impostiamo la formazione di dipendenti e clienti verso i flussi di lavoro a colori. E lavoriamo per rendere le opzioni colore sempre pi\u00f9 facili e accessibili in tutte le nostre soluzioni. Ci confrontiamo spesso con tutti i principali produttori di stampanti per trovare la miglior strada per aggirare “il campo minato” del colore. Tenendo conto che i produttori hardware e software hanno percorsi differenti e che quindi non \u00e8 sempre facile far legare bene le due parti.<\/p>\n

L’Output Management \u00e8 l’arte di guidare le singole pagine stampante lontano dagli uffici verso i centri stampa. Questo permette di avere significativi risparmi, ma richiede anche un ripensamento del workflow. Cosa fa Compart per aiutare questo processo?<\/strong><\/p>\n

Due anni fa abbiamo lanciato la nostra soluzione di workflow DocBridge FileCab, esattamente per aiutare questo processo. Adesso abbiamo appena rilasciato la versione 2.0 – costruita sulla base dei commenti e delle richieste dei clienti – che amplia notevolmente le possibilit\u00e0 e si integra perfettamente in strutture IT gi\u00e0 esistenti.<\/p>\n

Uno degli argomenti caldi nel mondo dell’OM \u00e8 quello di integrare le richieste in arrivo e le risposte in uscita. Un processo di input-output senza soluzione di continuit\u00e0 sarebbe l’ideale. Come \u00e8 possibile fare?<\/strong><\/p>\n

Nel corso degli ultimi anni \u00e8 emerso un gran numero di soluzioni modulari sia di input che di output, e un esame pi\u00f9 attento rivela una sempre maggior affinit\u00e0: ad esempio l’archiviazione non richiede due soluzioni e certi workflow possono essere gestiti dalla medesima soluzione. Anni fa ci furono aziende che provarono a unire input e output senza successo, ma probabilmente il mercato non era ancora maturo per un simile passo. Ora la convergenza di responsabilit\u00e0 organizzative e di componenti tecnici rende la cosa solo una questione di tempo.<\/p>\n

Quali sono gli ostacoli tecnici da superare?<\/strong><\/p>\n

L’input management richiede grande padronanza di scansione e ocr, l’output di stampa e controllo di produzione. Ed entrambi devono riuscire a riconoscere il contenuto di un documenti. In questo momento le varie discipline stanno lottando per risolvere svariati problemi di architettura e controlli. Una volta che si sar\u00e0 trovato il corretto modello di astrazione, allora avremo una disciplina unica.<\/p>\n

Le aziende devono affrontare anche ostacoli organizzativi in sede di attuazione di questo tipo di processi universali?<\/strong><\/p>\n

Ritengo che in realt\u00e0 ci siano meno problemi organizzativi che tecnici che devono essere affrontati. Ci sono gi\u00e0 un certo numero di imprese innovative che hanno fuso le due discipline sotto lo stesso ombrello.<\/p>\n

Nel settore si dice che i produttori di sistemi di input – ovvero di questi sistemi che identificano, classificano e passano a valle i contenuti – siano ben consapevoli che si necessita di un legame pi\u00f9 stretto con l’output. Tuttavia la stessa cosa non vale per i produttori di sistemi di CMR, ECR, ERP, BPM. In che misura queste aree sono coinvolte nei processi di input\/output?<\/strong><\/p>\n

Ritengo che le discipline guidate dai dati e dai documenti avranno sempre bisogno di interfacce, in entrambe le direzioni. Senza voler diventare filosofico, per me i documenti non sono altro che la rappresentazione trasportabile dei dati. Cosa che rende la carta il ponte fra input e ouput. Ma il documento \u00e8 orientato al futuro e i dati sono sempre il ponte per altri sistemi.<\/p>\n

Un tema generale \u00e8 la sicurezza dei processi, dati e accesso ai dati. Questi requisiti come impattano sull’OM\u00a0 e quali precauzioni sta prendendo Compart?<\/strong><\/p>\n

La sola compliance \u00e8 un soggetto che potrebbe coprire un’intera serie di articoli. E mi spiego. Se spedisco dati sensibili al destinatario sbagliato posso ritrovarmi in manette. Se escludo i disabili da una notifica di cambio rata posso essere citato. Se uso il fermo sbagliato posso rovinare la mia immagine. Sono solo alcuni esempi che riguardano l’output management. Se voglio essere sicuro che tutti i documenti che lasciano la mia azienda rispettino determinate regole e linee guida, devo farli uscire tutti dal medesimo cancello. Questa \u00e8 la nostra visione dell’OM e a questo sono diretti i nostri sforzi relativi alla compliance.<\/p>\n

\u00a0Dalle tue parole emerge il fatto che l’output management non \u00e8 privo di complessit\u00e0. Le aziende quindi potrebbero evitare il problema dandolo in outsourcing e mantenendo una singola interfaccia fra s\u00e9 e il fornitore di servizi. Quando questa soluzione d\u00e0 reali vantaggi?<\/strong><\/p>\n

Quando si parla di outsourcing, bisogna sapere esattamente in quale direzione \u00e8 diretto il lavoro, perch\u00e9 \u00e8 l’unico modo in cui \u00e8 possibile determinare i punti di interruzione corretti. La stampa \u00e8 la fine di una catena di elaborazione e ha una sola interfaccia. L’archiviazione ne ha due, la configurazione e la ricerca, ad esempio da un’applicazione. La preparazione di documenti e la spedizione possono avere un numero imprecisato di interfacce. L’outsourcing \u00e8 valido quando si pu\u00f2 pianificare a lungo termine.<\/p>\n

Quindi quando lei consiglia questo tipo di soluzione?<\/strong><\/p>\n

Si pu\u00f2 quasi sempre dare per scontato che l’outsourcer sia meglio rispetto alla propria organizzazione. Stampa e imbustamento sono scommesse sicure. Per molte aziende, un archivio su cloud potrebbe essere un’altra alternativa. Oltre a ci\u00f2, \u00e8 necessario valutare attentamente a quanto controllo, e quindi time-to-market, si \u00e8 disposti a rinunciare.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Il ritmo del cambiamento nel mondo IT stupisce anche gli addetti ai lavori. Chi avrebbe immaginato che prodotti consumer come gli smartphone avrebbero posto ai professionisti dell’IT sfide cos\u00ec difficili?… Continua a leggere “L’Output Management in un mondo IT che cambia”<\/span> <\/span><\/a><\/span><\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":12564,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[6],"tags":[1128,1378,1933,87,147,639],"class_list":["post-12552","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-document-management","tag-compart","tag-documenti","tag-harald-grumser","tag-opinione","tag-output-management","tag-workflow"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/wp-content\/uploads\/2013\/11\/harald-grumser.jpg","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12552","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/9"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=12552"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12552\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/12564"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=12552"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=12552"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.digitaldocument.it\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=12552"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}